Esti manager si ai obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate dar nu stii exact cum sa monitorizezi si sa controlezi aceste obiective.
Cu totii auzim si citim in presa despre firme, unele dintre ele nume mari, care esueaza. In plus sunt multe firme care, cu toate ca depun eforturi, au o profitabilitate slaba, au dificultati sa-si onoreze platile si nu reusesc sa-si optimizeze afacerea.
La o prima impresie ne-am gandi caci o firma nu performeaza bine pentru ca nu poate sa vanda suficient. Ceea ce poate fi adevarat dar cauza pentru care cele mai multe firme esueaza nu este cel mai adesea faptul ca ele nu reusesc sa vanda. Poate ca pare ciudat dar unele firme esueaza si pentru ca vand sau se extind prea mult fara sa prevada riscurile. Firmele pot avea chiar profit si cu toate acestea sa intre in insolventa.
Ce blocheaza performanta firmelor?
Principalele cauze de ce firmele nu performeaza la potential maxim deriva din o planificare defectuoasa, lipsa unui control adecvat al performanteisi un Management Financiar defectuos.
Spre exemplu
Ce strategii putem folosi pentru cresterea performantei firmei?
Pentru a evita aceste situatii exista o serie de tehnici de Management Financiar si Controlling care ajuta managementul in planificarea si controlul activitatilor recurente dar si in momente defavorabile.
Companiile si managerii care implementeaza aceste instrumente au un avantaj competitiv si rezultate financiare mai bune.
Sa vedem care sunt principalele tehnici pentru maximizarea si controlul performantei financiare a firmei:
Pentru a ajuta firmele si managerii din cadrul lor sa intampine aceste provocari si sa aplice primele 3 tehnici am creat Cursul de Planificare si Control Bugetar (Link)
Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 2%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului risca sa aiba dificultati in atingerea obiectivelor propuse.
” A goal without a plan is just a dream” sau „ Un obiectiv fara un plan este doar un vis”
Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.
Acelasi obiectiv (ex. cresterea profitabilitatii cu 2%) poate fi atins prin mai multe scenarii de business. Prin planificarea si simularea bugetului managerii pot analiza diverse scenarii si pot alege scenariul cel mai bun din perspetiva beneficii/ riscuri.
Monitorizarea rezultatelor reale versus buget permite controlul costurilor si a veniturilor si luarea unor decizii ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.
Daca firma monitorizeaza doar performanta totala, profitul si pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.
Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/produsele care sunt profitabile si cele care trag profitul in jos.
Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Contul de Profit si Pierdere) se va planifica la nivel de centre de responsabilitate. Managerii vor fi responsabili si evaluati pentru controlul costurilor, veniturilor si a profitului din ariile de responsabilitate.
Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta informatie este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire a profitabilitatii. De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.
Preconditii pentru monitorizarea profitabiltatii interne:
O prima faza importanta in controlul si optimizarea costurilor o reprezinta planificarea costurilor care se realizeaza prin procesul de bugetare.
Intelegerea principalele tipuri de costuri
Pentru o bugetare corecta a costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri :
Pentru firmele de productie calculatie costurilor de productie cat mai corecta este importanta in deciziile legate de politica de preturi si determinarea produselor “vedeta” (cele mai profitabile)
Controlul costurilor se realizeaza prin controlul bugetar care presupune monitorizarea costurilor versus costuri bugetate si analiza deviatiilor. In baza analizei se decid actiuni de corectie pentru evolutii nefavorabile. Monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important in controlul bugetar.
Atunci cand ne gandim la maximizarea profitabilitatii solutia la care ne gandim mai repede este reducerea costurilor deoarece firma are un control mai mare asupra costurilor versus venituri.
Cu toate acestea reducerea costurilor trebuie atent analizata deoarece eliminarea anumitor costuri pe langa efectul pozitiv de crestere a profitabilitatii poate avea un impact negativ asupra altor arii de activitate care in final impacteaza nefavorabil cifra de afaceri si profitul (se vor reduce doar costurile care nu aduc valoare si nu sunt costuri obligatorii).
Reprezinta un diagnostic asupra situatiei financiare a firmei cand sunt identificate punctele forte cat si a unor situatii de dezechilibru financiar care pot genera riscuri si necesita luarea unor masuri de corectie.
Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutina la doctor sau un set de analize de sange. Ea reprezinta un screening al performantei firmei si poate indica riscuri care pot fi analizate in detaliu prin utilizarea altor instrumente de Controlling.
Principalii indicatori folositi sunt:
Indicatori de lichiditate:arata capacitatea activelor curente din cadrul entitatii de a se transforma in cash ca apoi sa se poata plati datoriile curente.
Indicatori de activitate (de gestiune): furnizeaza informatii cu privire la: viteza de intrare sau de iesire a fluxurilor de cash ale entitatii si capacitatea entitatii de a controla capitalul circulant si activitatile comerciale de baza ale entitatii (cash, clienti, furnizori, stocuri).
Indicatori de solvabilitate (indatorare): indica proportia intre capitalul atras (creditare) si capitalul propriu. In cazul in care gradul de indatorare este prea mare firma nu va mai putea sa plateasca cheltuielile cu dobanzile
Indicatori de profitabilitate: indica profitabilitatea pe care compania o realizeaza la diverse nivele (marja bruta, profit operational, profit net) cat si in proportie cu fondurile investite in afacere.
Chiar daca in analiza financiara cel mai adesea se folosesc indicatorii financiari standard: lichiditate, solvabilitate, profitabilitate…. este de interes si analizarea in paralel a altor indicatori cheie care includ inclusiv indicatori non-financiari. Acesti indicatori sunt determinati in functie de specificul firmei (KPIs relevanti).
V-ati confruntat cu situatii de lipsa de cash si incapacitate de plata a datoriilor?
Multe firme pun accent exclusiv pe monitorizarea profitabilitatii firmei insa profitul nu este egal cu cash-ul si asa se explica de ce unele firme desi s-au dezvoltat foarte repede si au profit se confrunta adesea cu lipsa de cash fiind in incapacitate de plata a datoriilor.
Pe termen scurt riscurile de lipsa de cash pot genera pierderi de oportunitati sau costuri suplimentare, pe termen lung insa se poate ajunge la insolventa ( incapacitate de plata), sau chiar faliment.
Este important ca firma sa minimizeze acest risc prin implementarea un Management al Cash Flow-lui.
Ce implica Cash Flow Management:
Daca vrei sa inveti pas cu pas cu aplicatii practice cum sa aplici tehnici de maximizare a performantei prin planificare si control bugetar gasesti detaliile despre trainingul de Bugetare pe acest Link.
Orice firma vrea sa-si creasca performanta si sa genereze profituri in crestere.
Cu toate acestea acest demers nu este unul facil daca nu este corespunzator gestionat.
V-ati confruntat cu situatii de genul:
Aceste situatii le intalnim atunci cand performanta firmei nu este monitorizata corespunzator. Performanta financiara a firmei nu poate fi lasata la voia intamplarii si a deciziilor de moment.
Pentru a elimina aceste provocari am creat cursul de Planificare si Control Bugetar.
Pentru ca o firma sa poata sa-si maximizeze rezultatele financiare este important sa monitorizeze constant profitabilitatea firmei si sa aiba ca obiectiv cresterea ei in timp. In cazul unei profitabilitati sub asteptari firma va putea sa identifice cauzele si sa ia masuri de corectie.
Raportul financiar prin care se monitorizeaza profitabilitatea firmei este Contul de Profit si Pierdere (contul P&L) si reprezinta unul din cele 3 rapoarte financiare critice prin care firmele pot monitoriza performanta.
Contul P&L ne arata performanta realizata de firma pe parcursul unei perioade (an , trimestru, lunar). Aceasta se poate concretiza prin profit sau pierdere.
Profit sau Pierdere?
Monitorizarea profitului sau a pierderii unei firmei ne ofera informatii cu privire la cat de profitabila / neprofitabila e firma dar nu ne ofera suficiente informatii cu privire la factorii care au facut ca firma sa realizeze un anumit profit sau pierdere si cum putem optimiza profitul.
Pentru a avea astfel de informatii financiare profitabilitatea firmei se va monitoriza pe diferite nivele sau marje (marja bruta, marja operationala, profit net).
Monitorizarea profitului si a marjelor ofera informatii utile managementului in analiza rezultatelor si luarea deciziilor de optimizare a afacerii.
Exemplul unui model de P&L cu venituri si cheltuieli grupate dupa functia lor incluzand marjele procentuale pentru 2 ani comparativ:
Marja comerciala:
Marja comerciala ne indica valoarea sau profitabilitatea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vandute.
Marja comerciala ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei din perspectica calitatii produselor si serviciilor si a aprecierii lor pe piata respectiv pretului la care putem sa vindem produsele sau serviciile versus costul la care putem sa le achizitionam sau sa le producem. Analizand marja comerciala putem sa raspundem la intrebarea:
Produsele si serviciile pe care le vinde firma au o marja comerciala suficienta cat sa acopere celelalte costuri operationale si financiare si sa asigura si un profit final corespunzator?
In exemplul nostru firma Nike are o marja comerciala in 2017 de 24% in scadere de la 28% anul trecut. Aceasta scadere este cauzata de cresterea costului produselor vandute intr-o proportie mai mare decat cresterea vanzarilor (cifra de afaceri)
Profitul operational
Profitul operational ne indica valoarea sau profitabilitea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile operationale dar fara sa includem costurile financiare si cu impozitarea. Costurile operationale includ costul bunurilor si serviciilor si celelalte costuri de vanzare si administrative pe care firma trebuie sa le angajeze pentru a-si desfasura activitatea.
Monitorizarea profitului operational ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei atat din perspectiva aprecierii produselor / serviciilor furnizate cat si a eficientei celorlalte costuri operationale.
Altfel spus care este eficienta operationala a firmei.
In exemplul nostru firma Nike are o marja operationala in 2017 de 9% in scadere de la 11% anul trecut. Scaderea marjei este cauzata de scaderea marjei comerciale ca urmare a cresterii costului produselor vandute.
Profitul net
Arata profitabilitea finala dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile incluzand costurile financiare si taxare.
Ne ajuta sa identificam profitabilitatea finala a firmei atat din perspectiva operationala cat si a structurii surselor de finantare si a politicii fiscale.
Prin compararea marjele de profitabilitate in timp de la o perioada la alta sau versus alte firme din industrie putem identifica arii cu probleme sau cu profitabilitate slaba pentru care se vor lua masuri de optimizare.
Alte modalitati de analiza a profitului
Analiza evolutiei profitului in timp
Prin analiza evolutiei veniturilor, cheltuielilor si a profitului in anul /trimestrul /luna curenta versus precendent se poate urmari evolutia firmei. O firma care are profit, ideal in crestere este un indiciu ca firma are o performanta buna. Prin aceasta analiza putem identifica arii cu probleme sau cu profitabilitate slaba pentru care se vor lua masuri de optimizare.
Analiza veniturilor, cheltuielilor si a profitului versus buget
Prin urmarirea rezultatelor reale versus Cont P&L bugetat firma isi va monitoriza activitatea versus obiective propuse si va putea avea semnale rapide pentru deviatii atat pozitive cat si negative.
Analiza verticala
Analiza comparativa lunar, trimestrial, anual a tipurilor de cheltuieli ca procent in total cifra de afaceri poate semnala o evolutie anormala a anumitor costuri sau a cifrei de afaceri. Aceasta analiza este aplicabila, in special, in cazul cheltuielor variabile care evolueaza in raport direct cu cifra de afaceri.
Analiza profitabilitatii interne
Daca firma analizeaza doar profitul per total firma nu va putea sa determine care sunt ariile din firma care au performat bine si cele care au tras profitul in jos. De aceea profitul trebuie monitorizat la nivelul centrelor de responsabilitate /divizii de business/ per linii de produse, etc.
Profitul unei firme este un indicator important in succesul unei afaceri sustenabile si probabil cel mai urmarit indicatori de performanta financiara a unei firme.
Atentie insa:
Daca esti hotarat si vrei sa inveti pas cu pas cu aplicatii practice cum sa aplici tehnici de maximizare a performantei prin planificare si control bugetar te astept la Trainingul de Bugetare. Link cu detalii curs.
Orice firma vrea sa-si creasca valoarea si profitabilitatea dar cum putem monitoriza daca acest lucru se si intampla si daca actiunile si deciziile luate de management au efectul scontat sau dimpotriva rezultatele sunt sub asteptari si trebuiesc luate actiuni de corectie.
Cum pot firmele sa-si creasca afacerea prin monitorizarea si controlul profitabilitatii.
V-ati confruntat cu acest gen de intrebari?
Am crescut vanzarile. De ce profitul a scazut? sau
Am introdus produse noi. De ce profitul a scazut?
Ca sa ai o afacere competitiva nu e suficient doar sa vinzi, chiar daca iti cresti vanzarile.
In mediul economic actual pentru orice firma care doreste sa performeze bine si sa-si pastreze o pozitie buna pe piata nu este suficient doar sa munceasca mai mult ( ex. sa-si creasca volumul de activitate) ci SA FIE MAI PROFITABILA.
De ce spun asta?
Competitia pe piata este puternica, criza a pus presiune si mai mare pe preturi, costuri, cash, atragere de fonduri, taxare. Competitorii pot veni oricand cu preturi mai mici si va pot strica planurile.
De aceea firma trebuie sa vanda cat mai mult dar nu orice si nu la orice pret.
Pentru a-si maximiza profitabilitatea firmele trebuie sa monitorizeze si sa maximizeze principalii trei indicatori de profitabilitate:
Marja comerciala:
Firma trebuie sa vanda un mixt de produse care au o marja comerciala sau marja bruta buna
Marja comerciala ne indica valoarea sau profitabilitea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vandute.
Atentie nu este profitul final ci un indicator de profitabilitate intermediar.
Marja comerciala ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei din perspectica calitatii produselor si serviciilor si a aprecierii lor pe piata respectiv pretului la care putem sa vindem produsele sau serviciile si a costului la care putem sa le achizitionam sau sa le producem. Analizand marja comerciala putem sa raspundem la intrebarea:
Produsele si serviciile pe care le vinde firma au o marja comerciala suficienta cat sa acopere celelalte costuri operationale si financiare si sa asigura si un profit final corespunzator.
Pentru a avea o marja comerciala cat mai buna firma va trebui sa reuseasca sa vanda bunurile la un pret cat mai bun in comparatie cu costurile de achizitie/productie a bunurilor.
Profitul operational
Firma trebuie sa fie eficienta din punct de vedere a costurilor operationale.
Profitul operational ne indica valoarea sau profitabilitea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile operationale dar fara sa includem costurile financiare si cu impozitarea. In costurile operatioanale pe langa costul bunurilor si serviciilor includem toate celelalte costuri pe care firma trebuie sa le angajeze pentru a-si desfasura activitatea.
Monitorizarea profitului oprational ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei atat din perspectiva aprecierii produselor si serviciilor furnizate cat si a eficientei celorlalte costuri operationale. Altfel spus care este eficienta operationala a firmei.
Spre exemplu o firma poate avea produse de calitate din vanzarea carora sa castige o marja comerciala buna dar sa aiba costuri operationale prea mari ca urmare a unei organizari defectuase a activitatii si per total profitul operational sa fie unul slab.
Profitul net
Arata profitabilitea finala dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile incluzand costurile financiare si taxare.
Ne ajuta sa identificam profitabilitatea finala a firmei atat din perspectiva operationala cat si a structurii surselor de finantare si a politicii fiscale.
Spre exemplu o firma poate avea produse de calitate din vanzarea carora sa castige o marja bruta buna si sa aiba costuri operationale echilibrate care sa-i permita sa aiba un profit operational bun.
Cu toate acestea ca urmare a faptului ca firma a apelat in mod excesiv la imprumuturi ca surse de finantare (are un grad de indatorare mare) are costuri cu dobanzile foarte mari si astfel profitul final este foarte mic sau putem vorbi chiar de o pierdere.
Odata calculati cum folosim acesti indicatori?
Putem compara acesti indicatori in timp de la o perioada la alta sau versus alte firme din industrie si astfel putem identifica arii cu probleme sau cu profitabilitate slaba pentru care se vor lua masuri de optimizare.
Ce tehnici de monitorizare a profitabilitatii firmei folositi?
Cu totii auzim si citim in presa despre firme, unele dintre ele nume mari, care esueaza din punct de vedere financiar.
Firmele nu trebuie sa munceasca mai mult ci sa-si creasca eficienta operationala care din perspectiva financiara se va transpune in cresterea profitabilitatii.
