De ce avem nevoie de un proces de bugetare?
Ati intalnit firme care nu au o viziune clara unde vor sa ajunga din perspetiva profitabilitatii si care sunt pasii si resursele necesare pentru a reusi?
Ele nu isi planifica obiectivele financiare pe termen mediu si lung iar activitatea este desfasurata in baza deciziilor de moment. Neavand o planificare unde vor sa ajunga atunci chiar daca monitorizeaza rezultatele nu le pot compara versus plan.
Inevitabil in acest caz atat riscurile cat si oportunitatile nu vor fi detectate sau vor fi detectate foarte tarziu, costurile de corectie in acest caz vor fi foarte mari, uneori prea tarziu pentru a fi corectate. Profitabilitatea si continuitatea firmei vor fi afectate in sens negativ.
Daca nu mai doresti ca performanta firmei sa fie la voia intamplarii si a deciziilor de moment trebuie sa te gandesti la solutii.
Solutia in acest sens o reprezinta planificarea si controlul bugetar iar instrumentul folosit: Bugetul companiei.
Procesul de bugetare este critic pentru performanta si stabilitatea financiara a unei firme si reprezinta instrumentul prin care firmele isi planifica si controleaza operatiunile.
Desigur rezultatele reale vor fi diferite fata de buget dar monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri si oportunitati si a lua deciziile de business cele mai bune in functie de situatiile aparute.
Nu trebuie privit ca un instrument pur de control si nu trebuie sa fie un instrument rigid atunci cand este implementat in companie.
Bugetul, GPS-ul firmei spre performanta dorita
Din multe puncte de vedere procesul de bugetare poate fi comparat, ca si utilitate, cu un GPS utilizat intr-o calatorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?
Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte.
Descarca gratuit mini cursul “Cum puteti controla si maximiza profitul firmei” (click aici).
Bugetul este ca un GPS care ajuta compania sa-si planifice si sa-si monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.
Ca si GPS-ul care ne ajuta sa ne planificam ruta cea mai buna pentru a ajunge la o anume destinatie bugetul ne ajuta:
- Sa planificam activitatea viitoare a afacerii in linie cu strategia generala si obiectivele propuse si sa determinam resurselor necesare: materiale, umane, bani (Bugetele operationale)
- Sa transpunem aceasta planificare in perspectiva financiara: estimare venituri, costurile si profit planificat (Contul de Profit si Pierdere Bugetat)
- Sa monitorizam si sa analizam continuu evolutia reala a firmei versus ce am planificat rezultand semnale rapide in baza carora managementul poate lua masurile necesare pentru deviatii atat negative cat si pozitive
- Similar cu GPS-ul care ne atentioneza ca am luat-o pe un drum gresit sau ca am depasit viteza la fel si bugetul ne atentioneaza diverse riscuri: depasirea limitei de cheltuieli, venituri sub asteptari, cash insuficient si se pot lua rapid masuri corective.
Pe langa aceasta bugetul:
- reprezinta un instrument util in masurarea performantei in cadrul firmei si recompensarea angajatilor in functie de atingerea obiectivelor (cu conditia ca acestia sa considere ca bugetul este realist si sa fie tinuti responsabili pentru rezultatele care sunt in controlul lor)
- reprezinta un instrument de coordonare a diverselor activitati in cadrul firmei.
- promoveaza eficienta si previne risipa sau pierderile
Bugetul este un proces complex care implica numeroase imputuri de la diferite departamente din cadrul organizatiei si negocieri multiple intre multe persoane din cadrul organizatiei.
Daca nu exista responsabilitati clare (ideal documentate printr-o procedura la nivelul firmei) atunci bugetul poate sa fie un exercitiu dificil, care necesita prea mult timp si care rezulta intr-un output care nu este valoros.
Responsabilitati in procesul de bugetare
Coordonarea procesului de planificare si monitorizare a performantei financiarea a firmei este in sarcina departamentul Financiar Contabil sau Controlling dar pentru un proces eficient trebuie sa existe o buna comunicare intre Profesionistii Financiari si Managerii Non-Financiari (Operationali).
Managerii Operationali:
- sunt responsabili pentru planificarea si controlul performantei firmei in ariile din responsabilitate.
- sunt evaluati si vor avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate
Dept Fin-Contabil si Controlling
- responsabili cu coordonarea procesului de planificare si monitorizare a performantei financiare a firmei
- responsabili cu furnizarea rapoartelor financiare care sprijina managerii in luarea deciziilor
Pre-conditiile unui proces de bugetare eficient:
- comunicare eficienta intre Managerii Financiari si Managerii Operationali
- Managerii Non Financiari trebuie sa cunoasca concepte de baza in planificarea si controlul performantei firmei, abilitati de analiza si interpretare rapoarte financiare pentru luarea deciziilor manageriale
- Profesionistii Financiari trebuie sa cunoasca concepte de baza in planificarea si controlul performantei, sa inteleaga modelul de business al firmei, procesele si activitatile din spatele cifrelor si a Excelurilor.
Aveti implementat deja procesul de bugetare?
Vrei sa primesti articole similare cu tehnici si strategii de Controlling si Management Financiar pentru cresterea performantei afacerii? (click aici).
