M-am gandit in ultimul timp la mesajele care le trimit catre voi prin newsletter-ul Finance-Edu si prin care doresc sa ajut cat mai multe firme, specialisti financiari, antreprenori si manageri.
Firmele nu monitorizeaza situatia reala a Cash Flow-lui vs Cash Flow Estimat
Acest email face parte din mini cursul gratuit prin email “Cum controlam cash-ul firmei (Managementul Cash Flow-ului)”
Pentru a te ajuta sa controlezi cash-ul din firma am identificat posibile cauze de ce o firma poate sa ramana in mod constant fara cash si recomandari pentru a evita aceste situatii.
Firmele nu fac proiectii viitoare ale Cash Flowului
In alte articole ti-am vorbit despre cat de important este ca firmele sa aiba control asupra Cash-ului, activitate pe care o denumim generic Cash Flow Management.
Cash Flow Management este la fel de aplicabil firmelor in faza de start-up, mentinere sau dezvoltare si este o activitate critica pentru a evita situatia in care cash-ul (sau mai precis lipsa de cash din firma) ne controleaza el pe noi si ne conduce spre multe alte riscuri financiare.
De ce trecem cheltuielile personale pe cheltuielile firmei
Multe firme mici și mijlocii din România au obiceiul să înregistreze cheltuieli personale în cheltuielile firmei.
Acest obicei provine probabil din lipsa de disciplină a conducerii firmei și poate și din dorința de a scădea impozitul pe profit sau a-și deduce TVA-ul la anumite cheltuieli personale trecându-le prin firmă.
Această practică nu este legală și poate atrage amenzi în cazul unui control fiscal.
În plus, condițiile de impozitare la profit în Romania se aplică doar firmelor cu cifră de afaceri mai mare de 1.000.000 Euro.
Microîntreprinderile, care sunt firme cu cifra de afaceri mai mică de 1 milion Euro, sunt impozitate în funcție de cifra de afaceri cu un % între 1-3 % din cifra de afaceri (%-ul variază în funcție de numărul de angajați).
Mai mult de 90% din firmele din România intră în categoria IMM-uri adica microîntreprinderi. Astfel, acest obicei, în cazul microîntreprinderilor nici măcar nu va reduce costurile cu taxele.
Cheltuielile personale trecute pe cheltuielile firmei vor denatura analiza financiară a firmei
Mai există un argument în plus pentru care nu trebuie să treceți cheltuielile personale pe cheltuielile firmei.
M-am gândit la acest aspect de curând când am fost contactată de o firmă pentru a-i furniza o analiză financiară.
Analiza financiară ar trebui sa fie o practică constantă în cadrul firmelor pentru ca firma să știe cum performează în timp sau față de firme concurente dar și să fie atenționată din timp de anumite riscuri financiare cum ar fi:
Chiar daca firmele nu calculează și monitorizează constant indicatorii financiari ca parte a analizei financiare atunci când conducerea firmei nu este mulțumită de rezultatele obținute iși va pune problema de a face ceva pentru a optimiza afacerea din perspectivă financiară.
Vrei sa cresti performantele financiare ale firmei? Descarca gratuit mini cursul ”Cum puteti controla si maximiza profitului firmei”
Atunci vor apela probabil la un consultant in Management Financiar pentru a-i ajuta.
Consider că orice consultant pentru a propune niște soluții de optimizare a afacerii trebuie să pornească prin a face o analiză financiară a firmei pe 1-2 ani pentru a observa care este performanța actuală firmei, care reprezintă un screening al afacerii pentru a observa ariile unde lucrurile merg bine si ariile unde există riscuri financiare.
Asadar dacă vrem să optimizăm o firmă trebuie să începem cu o analiză financiară.
Însă firmele care au această practică de a trece cheltuielile personale prin firmă nu pot sa facă o analiză relevantă a performanței firmei și a stării de sănătate a firmei deoarece cifrele financiare sunt denaturate din cauza cheltuielor personale.
Sa luam un exemplu:
Una dintre ariile importante pe care le analizăm în cadrul analizei financiare este analiza profitabilitații prin prisma indicatorilor de profitabilitate. Prin intermediul analizei indicatorilor de profitabilitate managementul monitorizează și analizeză profitabilitatea pe diferite nivele cum ar fi:
Marja comercială: Ne indică valoarea sau profitabilitea rămasă după ce scădem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vândute.
Marja comercială ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei din perspectica calității produselor și serviciilor și a aprecierii lor pe piață respectiv a prețului la care putem să vindem produsele sau serviciile și a costului la care putem să le achiziționăm sau să le producem.
Marja operatională: Ne indică valoarea sau profitabilitea rămasa dupa ce scădem din cifra de afaceri toate costurile operaționale dar fară să includem costurile financiare și cu impozitarea. În costurile operaționale pe langă costul bunurilor și serviciilor includem toate celelalte costuri pe care firma trebuie să le angajeze pentru a-și desfașura activitatea.
Ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei atât din perspectiva aprecierii produselor și serviciilor furnizate cat și a eficienței celorlalte costuri operaționale. Altfel spus care este eficiența operatională a firmei.
Marja profitului net: Arată profitabilitea finală după ce scădem din cifra de afaceri toate costurile:
Ne ajută sa identificăm profitabilitatea finală a firmei atât din perspectivă operațională cât și a structurii surselor de finanțare și a politicii fiscale.
În funcție de care este categoria de cheltuieli în care se inregistrează cheltuielile
personale acești 3 indicatori vor arăta o valoare denaturată care nu mai reprezintă profitabilitatea reală a firmei.
De asemenea și celelalte grupe de indicatori financiari relevanți pentru orice firmă vor fi denaturați:
In concluzie, analiza financiară este un instrument important pentru ca firma sa-și monitorizeze constant performanța financiară și potențiale riscuri financiare.
Chiar dacă firma nu a facut pană acum o analiză financiară dacă se dorește o optimizare a afacerii analiza financiară trebuie sa fie întotdeauna un punct de pornire “ Unde se afla compania acum” pe ce arii stă bine și ce arii trebuie să îmbunătățească.
De fiecare dată când facem o analiză financiara a firmei trebuie să validăm mai întâi căci firma nu are cheltuieli personale semnificative trecute pe firmă (evident dacă există cheltuieli personale dar sunt sume mici acestea nu vor impacta major indicatorii financiari).
Dacă nu realizăm acest lucru și nu excludem din analiză cheltuielile personale firma poate lua decizii incorecte în baza unor indicatori denaturați.
Monitorizati performanța firmei? Ce instrumente folosiți în acest scop?
Orice firma care vrea sa-si creasca profitabilitatea va lua in considerare implementarea unui proces de bugetare.
Un coleg consultant îmi povestea căci întreabă antreprenorii și managerii dacă lucrează cu bugete. În cele mai multe cazuri aceștia nu lucrează cu acest instrument și îl percep ca pe ceva foarte complicat de care se cam feresc.
În rândul firmelor mici și mijlocii din România există o temere față de buget.
Orice firma doreste sa aiba un profit cat mai bun pe care sa-l imbunateasca in timp.
Ca manager intr-o firma esti evaluat si vei avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate. Fara instrumentele potrivite nu vei avea o misiune usoara.
Ca antreprenor intr-o firma mica sau mijlocie din Romania deseori te lupti sa o scoti la capat ca sa poti plati toate taxele, cheltuielile si la sfarsitul lunii sa realizezi in plus si profit.
Daca urmaresti profitabilitatea firmei vezi ca sunt luni cand ai un profit dar in alte luni esti pe pierdere sau iti vine greu sa platesti datoriile din lipsa de cash. Nu intelegi care este cauza acestor variatii, ce a mers bine in firma si ce nu a mers bine si ce ar trebui sa faci ca firma sa aiba un profit previzibil si constant.
Ce tehnici pot aplica managerii pentru controlul profitabilitatii?
Un instrument util pentru managerii financiari si operationali in controlul si optimizarea profitului il reprezinta tehnicile de Controlling si Management Financiar.
Firmele si managerii pot folosi aceste tehnici pentru a planifica diverse obiective financiare (exemplu: cresterea profitului cu 5%) si pentru a controla atingerea acestor obiective.
De aceea este important ca managerii si profesionistii din cadrul firmelor sa posede abilitati de planificare si control a performantei financiare.
In acest articol prezint 3 Tehnici de Controlling pentru maximizarea profitului
Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 5%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului va avea dificultati in atingerea obiectivelor propuse. ” Un obiectiv fara un plan ramane doar un vis”.
Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.
Bugetarea implica planificarea si controlul resurselor necesare (umane, materiale, financiare, investitii) precum si a rezultatelor obtinute.
Ajuta compania sa-si planifice pe termen scurt si lung veniturile, costurile, profitabilitatea si sa-si reduca costurile care nu sunt in linie cu scopurile propuse.
Prin bugertare se stabilesc tinte in functie de care se va masura si recompensa performanta in companie.
Bugetul reprezinta instrumentul managerilor in controlul activitatii si cresterea performantei.
Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumita control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor si a profitului si luarea unor decizii ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.
Daca firma monitorizeaza doar performanta totala, profitul si pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.
Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/produsele care sunt profitabile si cele mai putin profitabile sau in pierdere.
Profitabilitatea diverselor arii va fi analizata atat de la o perioada la alta cat si versus buget.
Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv in profit precum si cele care au tras profitul in jos.
Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit si Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investitii) si manageri responsabili.
Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma in urmarirea si atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Daca obiectivul general de profitabilitate nu este impartit pe centre de responsabilitate si apoi monitorizat este foarte putin probabil sa se realizeze.
Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta analiza este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire a profitabilitatii sau de corectie cand rezultatele sunt sub asteptari.
De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.
Pentru ca firma sa poata monitoriza profitabilitatea interna exista cateva preconditii:
O prima faza importanta in controlul si optimizarea costurilor o reprezinta planificarea costurilor care se realizeaza prin procesul de bugetare.
A doua faza in managementul costurilor o reprezinta controlul costurilor (monitorizarea costurilor reale versus buget, analiza variatiilor si masuri de corectie).
Pentru controlul costurilor monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important.
Pentru o bugetare corecta a costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri: costuri variabile versus costuri fixe si costuri directe versus costuri indirecte.
Analiza cost-volum –profitabilitate (CVP) este, de asemenea, un instrument important in planificare pentru ca ajuta managerii sa simuleze si sa analizeze diverse scenarii de business din perspectiva profitului pentru a putea selecta optinunea cea mai profitabila.
Astfel managerii vor sti :
Pentru firmele de productie calculatie costurilor de productie cat mai corecta este importanta in deciziile legate de politica de preturi si determinarea produselor “vedeta” (cele mai profitabile).
Fiecare din aceste 3 tehnici sunt critice pentru orice firma atunci cand vine vorba de optimizarea profitului.
In cadrul trainingului Planificare si Control Bugetar inveti aceste 3 tehnici de Controlling. In plus in Modulul 1 inveti cum masori performanta firmei. Vei intelege si vei putea analiza celor trei rapoarte financiare (Bilant, Cont Profit si Pierdere si Cash Flow) care monitorizeaza performanatele firmei (Detalii despre curs AICI).
Cursul se adreseaza echipelor din companii care au responsabilitati financiare, de bugetare, controlling costuri si profitabilitate in obiectivele lor de evaluare.
Fie ca esti: profesionist financiar, manager non-financiar, manager general sau antreprenor acest curs te ajuta in cresterea si controlul performantei financiare.
