Strategii de reducere a costurilor in perioade dificile sau criza -Episod 1

Optimizarea si reducerea costurilor este o cerinta continua in cadrul multor firme chiar si in conditii normale ale economiei pentru ca firmele sa poata sa ramana profitabile sau sa-si creasca profitabilitatea.

Atunci cand vorbim de momente dificile cum ar fi scadere economica sau criza reducerea costurilor devine o necesitate atat pentru firme mici cat si corporatii pentru ca in aceste momente firmele vor trebui sa faca un shift de la obiectivul de  crestere a profitului (care nu mai e fezabila) la obiectivul de continuare a activitatii si supravietuire.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei | Tagged , , , | Leave a comment

Cat de mult trebuie sa vindem pentru ca firma sa fie profitabila?

Dorinta oricarei afaceri sau antreprenor este sa vinda cat mai mult dar cu totii stim ca acest obiectiv nu este usor de atins, chiar si pentru simplu fapt, caci intotdeauna vor exista firme concurente care vor acelasi lucru si la sfarsitul zilei ne luptam pe aceiasi piata si pe aceiasi clienti.

O intrebare mai potrivita, in acest context, este cat trebuie sa vindem ca sa trecem de pe pozitie de pierdere pe profit (acest punct este denumit Breakeven Point/ sau Punctul de Profit Zero) si cat trebuie sa vindem ca sa atingem profitul dorit. Si nu in ultimul rand dupa cat timp de la initierea afacerii atingem acest punct critic?

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , | Leave a comment

Top 5 analize pentru monitorizarea performantei firmelor. Astfel firmele pot gasi cele mai bune idei de optimizare

Firmele sunt intotdeauna in cautarea unor solutii prin care sa poata sa-si optimizeze rezultatele. Dar de multe ori se iau niste decizii in pripa, fara o analiza prealabila si apoi se constata caci rezultatele se lasa asteptate.

In termini simpli aceasta s-ar transpune cam asa:

  • Vrem sa dezvoltam firma, sa fie mai profitabila dar nu stim exact cum si nu avem un plan foarte bine conturat cu pasi concreti, resurse necesare. Astfel se iau decizii in pripa, in special de Managerul General fara sa se consulte ceilalti manageri si fara o analiza preliminara.
  • Nu masuram constant performantele firmei si nici impactul  implementarii unor schimbari, astfel nu se pot identifica concret ariile cu probleme care trag in jos performanta firmei dar si ariile bune care trag profitul in sus.

Asadar cum pot firmele sa controleze performantele  si sa identifice cele mai bune idei de optimizare?

Un instrument din Managementul Financiar foarte valoros il reprezinta analiza performatei firmei deoarece  “Ceea ce nu masori nu poti imbunatati”

De aceea iti propun 5 tipuri de analiza prin care fiecare firma poate sa-si analizeze performanta si apoi sa identifice solutii de optimizare.

  1. Analiza Financiara-Analiza diagnostic a firmei
  2. Analiza rezultatelor reale versus plan (Control Bugetar)
  3. Analiza profitabilitatii interne
  4. Analiza Benckmarking
  5. Analiza Balanced Scorecard

1. Analiza diagnostic financiara a firmei

Cum poti vedea rapid starea de sanatate financiara a firmei?

Cunoasteti care sunt ariile in care firma este in echilibru din punct de vedere financiar cat si situatiile de dezechilibru financiar care trebuie sa fie un semnal de alarma pentru management?

Instrumentul de analiza financiara utilizat in acest sens il reprezinta Analiza diagnostic financiara a firmei prin prisma indicatorilor financiari.

Firma poate sa fie intr-un dezechilibru financiar pe care sa nu-l cunoasca in faza incipienta si sa fie prea tarziu pentru a-l corecta sau sa-l poata corecta dar cu un pret foarte mare. Proverbul “e mai usor sa previi decat sa corectezi” se aplica si in acest caz.

Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutina la doctor sau un set de analize de sange. Reprezinta un screening in urma caruia putem identifica potentiale riscuri pe care le putem investiga mai in detaliu prin alte metode.

Astfel exista un set de indicatori financiari care se pot calcula in baza informatiilor financiare.

Principalii indicatori folositi sunt:

Indicatori de lichiditate: Indica capacitatea firmei de a-si plati datoriile curente cu cash-ul generat din active curente.

Indicatori de activitate (de gestiune): furnizeaza informatii cu privire la: viteza de intrare sau de iesire a fluxurilor de cash ale entitatii si capacitatea entitatii de a controla capitalul circulant si activitatile comerciale de baza ale entitatii (cash, clienti, furnizori, stocuri). Aici se pot identifica stocuri cu miscare lenta, incasari intarziate de la clienti sau plati cu intarziere la furnizaori toate acestea avand un impact negativ asupra cash-ului.

Indicatori de solvabilitate (indatorare): indica proportia intre surse de finantare externe (creditare) si capitaluri proprii. In cazul in care gradul de indatorare este prea mare firma va trebui sa  plateasca cheltuieli semnificative cu dobanzile , care vor genera scaderea profitabilitatii.

Indicatori de profitabilitate: indica profitabilitatea pe care compania o realizeaza la diverse nivele (marja bruta, profit operational, profit net) cat si in proportie cu fondurile investite in afacere.

2. Analiza rezultatelor reale versus plan (Control Bugetar)

Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 5%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului va  avea dificultati in atingerea obiectivelor propuse. ” Un obiectiv fara un plan ramane doar un vis”.

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.

Bugetarea implica planificarea obiectivelor firmei din perspectiva financiara si apoi controlul rezultatelor obtinute.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumita control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor si a profitului si luarea unor decizii  rapide ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.

3. Analiza profitabilitatii interne

Daca firma monitorizeaza performanta doar la nivelul intregii firmei, profitul sau pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/ produsele  care sunt profitabile si cele mai putin profitabile sau in pierdere.

Aceasta se realizeaza prin Monitorizarea profitabilitatii interne pe centre de responsabilitate

Profitabilitatea diverselor arii va fi analizata atat de la o perioada la alta cat si versus buget.

Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv in profit precum si cele care au tras profitul in jos.

Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit si Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investitii) si manageri responsabili.

Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma in urmarirea si atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Daca obiectivul general de profitabilitate nu este impartit pe centre de responsabilitate si apoi monitorizat  este foarte putin probabil sa se realizeze.

Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta analiza este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire  a profitabilitatii sau de corectie cand rezultatele sunt sub asteptari.

De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.

Daca la punctul precedent vorbeam de analiza profitabilitatii reale vs buget la nivel de companie prin analiza profitabilitatii interne se merge mai in amanunt cu aceasta analiza la nivel de arii de responsabilitate.

4. Analiza Benckmarking

In abordarea ei traditionala, contabilitatea si rapoartele  manageriale, vizau analizarea diferitelor informatii financiare (venituri, costuri, profit) doar la nivelul organizatiei. Dar daca firma analizeaza doar informatiile financiare proprii nu are comparabilitate cu modul in care performeaza celelalte firme.

Managementul a constientizat ca este  important sa se monitorizeze si  informatiile externe din piata (activitatea competitorilor, furnizorilor, clientilor, etc), care pot veni in completarea informatiile interne existente.

Astfel trendul actual este de a analiza informatiile financiare ale firmei in comparatie cu firme similare pentru a observa cum performeaza firma versus firme concurente si a lua masuri de imbunatatire (analiza denumita benchmarking analysis). 

Se pot urmari:

  • Competitia din partea firmelor concurente (cifra de afaceri, costuri, profit, cheltuieli de marketing si publicitate, cota de piata)
  • Durata de incasare a clientilor si de plata a furnizorilor
  • Informatii cu privire la intrarea pe piata a unor firme noi ce vor reprezenta potentiali concurenti
  • Produse noi intrate pe piata similare cu cele ale firmei sau produse substitut

Putem vorbi si de o analiza benchmarking interna la nivelul firmei in care putem compara performanta diferitelor echipe, unitati de business, zone de afaceri.

5. Analiza Balanced Scorecard

Analiza Balanced Scorecard este o analiza a performantei firmei atat din perspectiva financiara cat si din perspectiva non- financiara. Aceasta deoarece performanta unei companii nu se poate capta doar prin masurarea informatiilor financiare.

In mediul de afaceri actual companiile au inteles caci indicatorii de performanta financiari trebuie sa fie evaluati alaturi de alti indicatori de performanta non-financiari.

Asa au luat nastere modele de indicatori de performanta  KPIs care evalueaza compania atat din perspectiva financiara dar si alte aspecte critice in succesul afacerii.

Un exemplu in acest sens este modelul Balanced Scorecard care include KPIs din 4 arii critice: Financiar, Clienti, Procese Interne si Capacitate Organizationala.

Astfel pe langa KPI de performantele financiare: venituri, indicatori de profitabilitate, capitaluri proprii se vor urmari de asemenea:

Clienti: Rezultatele oricarei firme depind intotdeauna de cat de bine va reusi sa vanda si sa fidelizeze clientii prin produse si servicii de calitate. Astfel se pot urmari KPI de genul: % de clienti care cumpara recurent, cat costa o firma atragerea unui client nou, care este timpul de livrare sau procentul de comenzi nelivrate.

Procese interne: Pentru ca firmele sa poata sa vanda clientilor produse si servicii de calitate in mod repetat si la un pret competitiv va trebui sa aiba procese interne puse la punct. Aici vorbim de proceduri de lucru. Activitatile firmei sa fie clar stabilite prin proceduri de lucru, angajatii sa cunoasca ce au de facut si sa fie monitorizati si recompensati sau nu in functie de cat de bine isi aduc aportul la performantele firmei.

Putem vorbi de: Cresterea productivitatii muncii, costul de productie, creare produse/ servicii noi, scaderea timpilor morti, % de erori in volumul de productie, etc

Capacitate organizationala: Pentru ca firmele sa poata sa vanda produse si servicii de calitate in mod repetat va trebui pe langa procese si proceduri interne sa aiba angajati bine pregatiti si aplicatii si sisteme informatice care vor ajuta angajatii sa desfasoare activitatile intr-un mod automatizat si cu o productivitate mai buna.

Ca si KPI putem urmari: plan de dezvoltare pentru angajati, gradul de munca manuala versus automatizata, etc.

Acestea au fost 5 moduri diferite prin care orice firma poate sa-si monitorizeze performanta si sa ia decizii corecte de optimizare. Fiecare din aceste analize ofera informatii foarte utile managementului dintr-o perspectiva diferita si de aceea se recomanda folosirea mai multor tipuri de analiza.

Vrei sa primesti articole similare cu sfaturi pentru maximizarea performantei financiare a firmei? Aboneaza-te la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , , , , | Leave a comment

Adaptarea de la munca 100% din birou la munca de la distanta

Ne aflam cu totii intr-o situatie diferita de acum acum cateva luni inainte de criza Coronavirus si o mare majoritate dintre noi stam in casa. Este un moment dificil atat pentru firme cat si pentru angajati deoarece oamenii nu mai pot sa mearga la birou, sa se vada cu partenerii, sa aiba sedinte sau intalniri de afaceri.

Dar asta nu inseamna ca atat firmele cat si angajatii din anumite domenii (care nu au fost inchise de starea de urgenta) nu pot sa-si continue activitatea.

Continue reading

Posted in Asistenta firme/antreprenori | Tagged , , , , | Leave a comment

Cum putem continua in situatia actuala de criza Coronavirus

Ne aflam cu totii intr-o situatie diferita de perioada de inainte de criza Coronavirus. In functie de cat de mult va dura aceasta criza ne asteptam si la o criza economica. In acest sens m-am gandit la idei prin care sa putem continua in aceasta situatie.
Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , | Leave a comment

Cum controlam Cash Flow-ul firmei- Riscuri si solutii-Ep3

Firma nu monitorizeaza capitalul circulant (care este predecesorul cash-ului)

Acest articol face parte din mini cursul gratuit prin email “Cum controlam cash-ul firmei (Managementul Cash Flow-ului)”

Cash Flow Management este la fel de aplicabil firmelor in faza de start-up, mentinere sau dezvoltare si este o activitate critica pentru a evita situatia in care cash-ul (sau mai precis lipsa de cash din firma) ne controleaza el pe noi si ne conduce spre multe alte riscuri financiare.


Daca in vremuri de crestere sau stabilitate economica Cash-ul este un indicator important ce trebuie urmarit alaturi de Profit, in situatii de criza Cash-ul devine cel  mai important indicator pe care firmele trebuie sa-l monitorizeze. 


Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , , , , | Leave a comment

Cateva ganduri despre criza Coronavirus si niste statistici

M-am gandit in ultimul timp la mesajele care le trimit catre voi prin newsletter-ul Finance-Edu si prin care doresc sa ajut cat mai multe firme, specialisti financiari, antreprenori si manageri.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Impresii, Managementul Riscurilor/Audit | Leave a comment

Cum controlam Cash Flow-ul firmei-Riscuri si solutii-Ep2

Firmele nu monitorizeaza situatia reala a Cash Flow-lui vs Cash Flow Estimat

Acest articol face parte din mini cursul gratuit “Cum controlam cash-ul firmei (Managementul Cash Flow-ului)”

Cash Flow Management este la fel de aplicabil firmelor in faza de start-up, mentinere sau dezvoltare si este o activitate critica pentru a evita situatia in care cash-ul (sau mai precis lipsa de cash din firma) ne controleaza el pe noi si ne conduce spre multe alte riscuri financiare.


Daca in vremuri de crestere sau stabilitate economica Cash-ul este un indicator important ce trebuie urmarit alaturi de Profit, in situatii de criza Cash-ul devine cel  mai important indicator pe care firmele trebuie sa-l monitorizeze. 


Pentru a te ajuta sa controlezi cash-ul din firma am identificat posibile cauze de ce o firma poate sa ramana in mod constant fara cash si recomandari pentru a evita aceste situatii.

  Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , | Leave a comment

Cum controlam Cash Flow-ul firmei-Riscuri si solutii-Ep1

Firmele nu fac proiectii viitoare ale Cash Flowului

In alte articole ti-am vorbit despre cat de important este ca firmele sa aiba control asupra Cash-ului, activitate pe care o denumim generic Cash Flow Management.

Cash Flow Management este la fel de aplicabil firmelor in faza de start-up, mentinere sau dezvoltare si este o activitate critica pentru a evita situatia in care cash-ul (sau mai precis lipsa de cash din firma) ne controleaza el pe noi si ne conduce spre multe alte riscuri financiare.


Daca in vremuri de crestere sau stabilitate economica Cash-ul este un indicator important ce trebuie urmarit alaturi de Profit, in situatii de criza Cash-ul devine cel  mai important indicator pe care firmele trebuie sa-l monitorizeze. 


Aceasta deoarece in perioade de criza pentru multe firme va fi greu sa-si seteze obiective de profitabilitate   iar incasarile de cash vor fi mai dificile datorita unui flux ingreunat in lant din economie care va pune o presiune asupra Cash-ului firmei.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , | Leave a comment

Cheltuielile personale trecute pe firmă denaturează analiza financiară

De ce trecem cheltuielile personale pe cheltuielile firmei

Multe firme mici și mijlocii din România au obiceiul să înregistreze cheltuieli personale în cheltuielile firmei.

Acest obicei provine probabil din lipsa de disciplină a conducerii firmei și poate și din dorința de a scădea impozitul pe profit sau a-și deduce TVA-ul la anumite cheltuieli personale trecându-le prin firmă.

Această practică nu este legală și poate atrage amenzi în cazul unui control fiscal.

În plus, condițiile  de impozitare la profit în Romania se aplică doar firmelor cu cifră de afaceri mai mare de 1.000.000 Euro.

Microîntreprinderile, care sunt firme cu cifra de afaceri mai mică de 1 milion Euro,  sunt impozitate în funcție de cifra de afaceri cu un % între 1-3 % din cifra de afaceri (%-ul variază în funcție de numărul de angajați).

Mai mult de 90% din firmele din România intră în categoria IMM-uri adica microîntreprinderi. Astfel, acest obicei, în cazul microîntreprinderilor nici măcar nu va reduce costurile cu taxele.

Cheltuielile personale trecute pe cheltuielile firmei vor denatura analiza financiară a firmei

Mai există un argument în plus pentru care nu trebuie să treceți cheltuielile personale pe cheltuielile firmei.

M-am gândit la acest aspect de curând când am fost contactată de o firmă pentru a-i furniza o analiză financiară.

Analiza financiară ar trebui sa fie o practică constantă în cadrul firmelor pentru ca firma să știe cum performează în timp sau față de firme concurente dar și să fie atenționată din timp de anumite riscuri financiare cum ar fi:

  • lipsă de cash sau capital de lucru insuficient care va genera la randul lui lipsă de cash și incapacitate de plată a datoriilor,
  • profitabilitate scazută care la randul ei va genera necesitatea de atragere de noi fonduri in firmă (bani aduși de atreprenori sau împrumuturi)
  • gradul de indatorare mare al unei firme care la randul ei va genera un cost mare al îndatorării astfel va scădea profitul final și firma poate sa se afle in poziția de a nu mai putea sa susțină acest cost.

Chiar daca firmele nu calculează și monitorizează constant indicatorii financiari ca parte a analizei financiare atunci când conducerea firmei nu este mulțumită de rezultatele obținute iși va pune problema de a face ceva pentru a optimiza afacerea din perspectivă financiară.

Ti-a placut articolul? Aboneaza-te la newsletter-ul finance-edu (click aici), canal de educatie financiara pentru cresterea performantei si succesul afacerilor

Atunci vor apela probabil la un consultant in Management Financiar pentru a-i ajuta.

Consider că orice consultant pentru a propune niște soluții de optimizare a afacerii trebuie să pornească prin a face o analiză financiară a firmei pe 1-2 ani pentru a observa care este performanța actuală firmei, care reprezintă un screening al afacerii pentru a observa ariile unde lucrurile merg bine si ariile unde există riscuri financiare.

Asadar dacă vrem să optimizăm o firmă trebuie să începem cu o analiză financiară.

Însă  firmele care au această practică de a trece cheltuielile personale prin firmă nu pot sa facă o analiză relevantă a performanței firmei și a stării de sănătate a firmei deoarece cifrele financiare sunt denaturate din cauza cheltuielor personale.

Sa luam un exemplu:

Una dintre ariile importante pe care le analizăm în cadrul analizei financiare este analiza profitabilitații prin prisma indicatorilor de profitabilitate. Prin intermediul analizei indicatorilor de profitabilitate managementul monitorizează și analizeză profitabilitatea pe diferite nivele cum ar fi:

Marja comercială: Ne indică  valoarea sau profitabilitea rămasă după ce scădem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vândute.

Marja comercială ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei din perspectica calității produselor și serviciilor și a aprecierii lor pe piață respectiv a prețului la care putem să vindem produsele sau serviciile și a costului la care putem să le achiziționăm sau să le producem.

Marja operatională: Ne indică  valoarea sau profitabilitea rămasa dupa ce scădem din cifra de afaceri toate costurile operaționale dar fară să includem costurile financiare și cu impozitarea. În costurile operaționale pe langă costul bunurilor și serviciilor includem toate celelalte costuri pe care firma trebuie să le angajeze pentru a-și desfașura activitatea.

Ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei atât din perspectiva aprecierii produselor și serviciilor furnizate cat și a eficienței celorlalte costuri operaționale. Altfel spus care este eficiența operatională a firmei.

Marja profitului net: Arată profitabilitea finală după ce scădem din cifra de afaceri toate costurile:

Ne ajută sa identificăm profitabilitatea finală a firmei atât din perspectivă operațională cât și a structurii surselor de finanțare și a politicii fiscale.

În funcție de care este categoria de cheltuieli în care se inregistrează cheltuielile

personale acești 3 indicatori vor arăta o valoare denaturată care nu mai reprezintă profitabilitatea reală a firmei.

De asemenea și celelalte grupe de indicatori financiari relevanți pentru orice firmă vor fi denaturați:

  • Indicatorii de lichiditate: ne arată capacitatea activelor din cadrul entitații de a se transforma in bani, fara riscuri.
  • Indicatori de solvabilitate/ de indatorare: indică capacitatea firmei de a-și plăti datorille
  • Indicatori de rentabilitate: indică capacitatea firmei de a genera un profit bun în raport cu cifra de afaceri sau resursele consumate (capitaluri proprii sau total active).

In concluzie, analiza financiară este un instrument important pentru ca firma sa-și monitorizeze constant performanța financiară și potențiale riscuri financiare.

Chiar dacă firma nu a facut pană acum o analiză financiară dacă se dorește o optimizare a  afacerii analiza financiară trebuie sa fie întotdeauna un punct de pornire “ Unde se afla compania acum” pe ce arii stă bine și ce arii trebuie să îmbunătățească.

De fiecare dată când facem o analiză financiara a firmei trebuie să validăm mai întâi căci firma nu are cheltuieli personale semnificative trecute pe firmă (evident dacă există cheltuieli personale dar sunt sume mici acestea nu vor impacta major indicatorii financiari).

Dacă nu realizăm acest lucru și nu excludem din analiză cheltuielile personale firma poate lua decizii incorecte în baza unor indicatori denaturați.

Monitorizati performanța firmei? Ce instrumente folosiți în acest scop?

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , | Leave a comment