Cheltuielile personale trecute pe firmă denaturează analiza financiară

De ce trecem cheltuielile personale pe cheltuielile firmei

Multe firme mici și mijlocii din România au obiceiul să înregistreze cheltuieli personale în cheltuielile firmei.

Acest obicei provine probabil din lipsa de disciplină a conducerii firmei și poate și din dorința de a scădea impozitul pe profit sau a-și deduce TVA-ul la anumite cheltuieli personale trecându-le prin firmă.

Această practică nu este legală și poate atrage amenzi în cazul unui control fiscal.

În plus, condițiile  de impozitare la profit în Romania se aplică doar firmelor cu cifră de afaceri mai mare de 1.000.000 Euro.

Microîntreprinderile, care sunt firme cu cifra de afaceri mai mică de 1 milion Euro,  sunt impozitate în funcție de cifra de afaceri cu un % între 1-3 % din cifra de afaceri (%-ul variază în funcție de numărul de angajați).

Mai mult de 90% din firmele din România intră în categoria IMM-uri adica microîntreprinderi. Astfel, acest obicei, în cazul microîntreprinderilor nici măcar nu va reduce costurile cu taxele.

Cheltuielile personale trecute pe cheltuielile firmei vor denatura analiza financiară a firmei

Mai există un argument în plus pentru care nu trebuie să treceți cheltuielile personale pe cheltuielile firmei.

M-am gândit la acest aspect de curând când am fost contactată de o firmă pentru a-i furniza o analiză financiară.

Analiza financiară ar trebui sa fie o practică constantă în cadrul firmelor pentru ca firma să știe cum performează în timp sau față de firme concurente dar și să fie atenționată din timp de anumite riscuri financiare cum ar fi:

  • lipsă de cash sau capital de lucru insuficient care va genera la randul lui lipsă de cash și incapacitate de plată a datoriilor,
  • profitabilitate scazută care la randul ei va genera necesitatea de atragere de noi fonduri in firmă (bani aduși de atreprenori sau împrumuturi)
  • gradul de indatorare mare al unei firme care la randul ei va genera un cost mare al îndatorării astfel va scădea profitul final și firma poate sa se afle in poziția de a nu mai putea sa susțină acest cost.

Chiar daca firmele nu calculează și monitorizează constant indicatorii financiari ca parte a analizei financiare atunci când conducerea firmei nu este mulțumită de rezultatele obținute iși va pune problema de a face ceva pentru a optimiza afacerea din perspectivă financiară.

Ti-a placut articolul? Aboneaza-te la newsletter-ul finance-edu (click aici), canal de educatie financiara pentru cresterea performantei si succesul afacerilor

Atunci vor apela probabil la un consultant in Management Financiar pentru a-i ajuta.

Consider că orice consultant pentru a propune niște soluții de optimizare a afacerii trebuie să pornească prin a face o analiză financiară a firmei pe 1-2 ani pentru a observa care este performanța actuală firmei, care reprezintă un screening al afacerii pentru a observa ariile unde lucrurile merg bine si ariile unde există riscuri financiare.

Asadar dacă vrem să optimizăm o firmă trebuie să începem cu o analiză financiară.

Însă  firmele care au această practică de a trece cheltuielile personale prin firmă nu pot sa facă o analiză relevantă a performanței firmei și a stării de sănătate a firmei deoarece cifrele financiare sunt denaturate din cauza cheltuielor personale.

Sa luam un exemplu:

Una dintre ariile importante pe care le analizăm în cadrul analizei financiare este analiza profitabilitații prin prisma indicatorilor de profitabilitate. Prin intermediul analizei indicatorilor de profitabilitate managementul monitorizează și analizeză profitabilitatea pe diferite nivele cum ar fi:

Marja comercială: Ne indică  valoarea sau profitabilitea rămasă după ce scădem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vândute.

Marja comercială ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei din perspectica calității produselor și serviciilor și a aprecierii lor pe piață respectiv a prețului la care putem să vindem produsele sau serviciile și a costului la care putem să le achiziționăm sau să le producem.

Marja operatională: Ne indică  valoarea sau profitabilitea rămasa dupa ce scădem din cifra de afaceri toate costurile operaționale dar fară să includem costurile financiare și cu impozitarea. În costurile operaționale pe langă costul bunurilor și serviciilor includem toate celelalte costuri pe care firma trebuie să le angajeze pentru a-și desfașura activitatea.

Ne ajută să identificăm profitabilitatea firmei atât din perspectiva aprecierii produselor și serviciilor furnizate cat și a eficienței celorlalte costuri operaționale. Altfel spus care este eficiența operatională a firmei.

Marja profitului net: Arată profitabilitea finală după ce scădem din cifra de afaceri toate costurile:

Ne ajută sa identificăm profitabilitatea finală a firmei atât din perspectivă operațională cât și a structurii surselor de finanțare și a politicii fiscale.

În funcție de care este categoria de cheltuieli în care se inregistrează cheltuielile

personale acești 3 indicatori vor arăta o valoare denaturată care nu mai reprezintă profitabilitatea reală a firmei.

De asemenea și celelalte grupe de indicatori financiari relevanți pentru orice firmă vor fi denaturați:

  • Indicatorii de lichiditate: ne arată capacitatea activelor din cadrul entitații de a se transforma in bani, fara riscuri.
  • Indicatori de solvabilitate/ de indatorare: indică capacitatea firmei de a-și plăti datorille
  • Indicatori de rentabilitate: indică capacitatea firmei de a genera un profit bun în raport cu cifra de afaceri sau resursele consumate (capitaluri proprii sau total active).

In concluzie, analiza financiară este un instrument important pentru ca firma sa-și monitorizeze constant performanța financiară și potențiale riscuri financiare.

Chiar dacă firma nu a facut pană acum o analiză financiară dacă se dorește o optimizare a  afacerii analiza financiară trebuie sa fie întotdeauna un punct de pornire “ Unde se afla compania acum” pe ce arii stă bine și ce arii trebuie să îmbunătățească.

De fiecare dată când facem o analiză financiara a firmei trebuie să validăm mai întâi căci firma nu are cheltuieli personale semnificative trecute pe firmă (evident dacă există cheltuieli personale dar sunt sume mici acestea nu vor impacta major indicatorii financiari).

Dacă nu realizăm acest lucru și nu excludem din analiză cheltuielile personale firma poate lua decizii incorecte în baza unor indicatori denaturați.

Monitorizati performanța firmei? Ce instrumente folosiți în acest scop?

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , | Leave a comment

Pregatirea bugetului firmei -abilitate critica pentru Profesionistii Financiari

Orice firma care vrea sa-si creasca profitabilitatea va lua in considerare implementarea unui proces de bugetare.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , | Leave a comment

7 pași simpli prin care poți să implementezi bugetul firmei


Un coleg consultant îmi povestea căci întreabă antreprenorii și managerii dacă lucrează cu bugete. În cele mai multe cazuri aceștia nu lucrează cu acest instrument și îl percep ca pe ceva foarte complicat de care se cam feresc.

În rândul firmelor mici și mijlocii din România există o temere față de buget.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , | Leave a comment

3 tehnici de Controlling pentru maximizarea profitului

Orice firma doreste sa aiba un profit cat mai bun pe care sa-l imbunateasca in timp.

Ca manager intr-o firma esti evaluat si vei avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate. Fara instrumentele potrivite nu vei avea o misiune usoara.

Ca antreprenor intr-o firma mica sau mijlocie din Romania deseori te lupti sa o scoti la capat ca sa poti plati toate taxele, cheltuielile si la sfarsitul lunii sa realizezi in plus si profit.

Daca urmaresti profitabilitatea firmei vezi ca sunt luni cand ai un profit dar in alte luni esti pe pierdere sau iti vine greu sa platesti datoriile din lipsa de cash. Nu intelegi care este cauza acestor variatii, ce a mers bine in firma si ce nu a mers bine si ce ar trebui sa faci ca firma sa aiba un profit previzibil si constant.

Ce tehnici pot aplica managerii pentru controlul profitabilitatii?

Un instrument util pentru managerii financiari si operationali in controlul si optimizarea profitului il reprezinta tehnicile de Controlling si Management Financiar.

Firmele si managerii pot folosi aceste tehnici pentru a planifica diverse obiective financiare (exemplu: cresterea profitului cu 5%) si pentru a controla  atingerea acestor obiective.

De aceea este important ca managerii si profesionistii din cadrul firmelor sa posede abilitati de planificare si control a performantei financiare.

In acest articol prezint 3 Tehnici de Controlling pentru maximizarea profitului

  1. Planificare si control bugetar (Procesul de bugetare)

 Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 5%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului va  avea dificultati in atingerea obiectivelor propuse. ” Un obiectiv fara un plan ramane doar un vis”.

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.

Bugetarea implica planificarea si controlul resurselor necesare (umane, materiale, financiare, investitii) precum si a rezultatelor obtinute.

Ajuta compania sa-si planifice pe termen scurt si lung veniturile, costurile, profitabilitatea si sa-si reduca costurile care nu sunt in linie cu scopurile propuse.

Prin bugertare se stabilesc tinte in functie de care se va masura si recompensa performanta in companie.

Bugetul reprezinta instrumentul managerilor in controlul activitatii si cresterea performantei.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumita control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor si a profitului si luarea unor decizii ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.

  1. Monitorizarea profitabilitatii interne pe centre de responsabilitate

Daca firma monitorizeaza doar performanta totala, profitul si pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/produsele  care sunt profitabile si cele mai putin profitabile sau in pierdere.

Profitabilitatea diverselor arii va fi analizata atat de la o perioada la alta cat si versus buget.

Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv in profit precum si cele care au tras profitul in jos.

Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit si Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investitii) si manageri responsabili.

Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma in urmarirea si atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Daca obiectivul general de profitabilitate nu este impartit pe centre de responsabilitate si apoi monitorizat  este foarte putin probabil sa se realizeze.

Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta analiza este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire  a profitabilitatii sau de corectie cand rezultatele sunt sub asteptari.

De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.

Pentru ca firma sa poata monitoriza profitabilitatea interna exista cateva preconditii:

  • Firma trebuie sa fie organizata pe centre de responsabilitate si sistemul contabil sa urmareasca rezultatele la nivel de centru de responsabilitate
  • Bugetul trebuie realizat si pe centre de responsabilitate nu doar pe total firma
  • Sa exista dezvoltate rapoarte manageriale care monitorizeaza costuri/venituri/ profit pe arii de responsabilitate/unitati de business
  1. Controlul si optimizarea costurilor (Managementul costurilor)

O prima faza importanta in controlul si optimizarea costurilor o reprezinta planificarea costurilor care se realizeaza prin procesul de bugetare.

A doua faza in managementul costurilor o reprezinta controlul costurilor (monitorizarea costurilor reale versus buget, analiza variatiilor si masuri de corectie).

Pentru controlul costurilor monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important.

Pentru o bugetare corecta a costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri: costuri variabile versus costuri fixe si costuri directe versus costuri indirecte.

Analiza cost-volum –profitabilitate (CVP) este, de asemenea, un instrument important in planificare pentru ca ajuta managerii sa simuleze si sa analizeze  diverse scenarii de business din perspectiva profitului pentru a putea selecta optinunea cea mai profitabila.

Astfel managerii vor sti :

  • Ce vanzari trebuie sa aiba o firma pentru a atinge pragul de profit zero (venituri = cheltuielile iar profitul este zero)
  • Ce vanzari trebuie sa aiba o firma pentru a atinge un profit targetat
  • Care este rata marjei comerciale de siguranta (cat pot scadea vanzarile) pana cand firma intra pe pierdere
  • Cum se analizeaza impactul in profitabilitate a unor schimbari (de pret, costuri) prin analiza CVP

Pentru firmele de productie calculatie costurilor de productie cat mai corecta este importanta in deciziile legate de politica de preturi si determinarea produselor “vedeta” (cele mai profitabile).

Fiecare din aceste 3 tehnici sunt critice pentru orice firma atunci cand vine vorba de optimizarea profitului.

In cadrul trainingului Planificare si Control Bugetar inveti aceste 3 tehnici de Controlling. In plus in Modulul 1 inveti cum masori performanta firmei. Vei intelege si vei putea analiza celor trei rapoarte financiare (Bilant, Cont Profit si Pierdere si Cash Flow) care monitorizeaza performanatele firmei (Detalii despre curs AICI).

Cursul se adreseaza echipelor din companii care au responsabilitati financiare, de bugetare, controlling costuri si profitabilitate in obiectivele lor de evaluare.

Fie ca esti: profesionist financiar, manager non-financiar, manager general sau antreprenor acest curs te ajuta in cresterea si controlul performantei financiare.

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , | Leave a comment

Am vorbit la BizliveTV despre Buget

Am avut placerea sa fiu invitata celor de la Bizilive TV in cadrul emisiunii Departamentul Financiar pentru a vorbi despre unul din subiectele care imi plac, Bugetul companiei.

Am explicat de ce este important bugetul pentru orice companie si cum implementam un proces de bugetare.  Consider Bugetul unul din instrumentele cheie in maximizarea performantelor financiare ale firmei.

De aceea am creat un program de training despre Tehnici de maximizare a performatei financiare prin Planificare si Control Bugetar (vezi detalii aici) adresat  managerilor, antreprenorilor si profesionistilor.

Bizilive TV este prima televiziune digitală din România dedicată dezvoltării afacerilor și dezvoltării personale. Va recomand cu caldura interviurile lor din care poti afla informatii foarte utile in fiecare domeniu cheie dintr-o firma: Marketing, Financiar, Juridic, HR.
Gasesti aici interviul Link.
Daca doresti poti sa-mi lasi un comentariu.

 

 

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , | Leave a comment

Bugetul-GPS-ul firmei spre performanta dorita

De ce avem nevoie de un proces de bugetare?

Ati intalnit firme care nu au o viziune clara unde vor sa ajunga din perspetiva profitabilitatii si care sunt pasii si resursele necesare pentru a reusi?

Ele nu isi planifica obiectivele financiare pe termen mediu si lung iar activitatea este desfasurata in baza deciziilor de moment. Neavand o planificare unde vor sa ajunga atunci chiar daca monitorizeaza rezultatele nu le pot compara versus plan.

Inevitabil in acest caz atat riscurile cat si oportunitatile nu vor fi detectate sau vor fi detectate foarte tarziu, costurile de corectie in acest caz vor fi foarte mari, uneori prea tarziu pentru a fi corectate. Profitabilitatea si continuitatea firmei vor fi afectate in sens negativ.

Daca nu mai doresti ca performanta firmei sa fie la voia intamplarii si a deciziilor de moment trebuie sa te gandesti la solutii.

Solutia in acest sens o reprezinta planificarea si controlul bugetar iar instrumentul folosit: Bugetul companiei.

Procesul de bugetare este critic pentru performanta si stabilitatea financiara a unei firme si reprezinta instrumentul prin care firmele isi planifica si controleaza operatiunile.

Desigur rezultatele reale vor fi diferite fata de buget dar monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri si oportunitati si a lua deciziile de business cele mai bune in functie de situatiile aparute.

Nu trebuie privit ca un instrument pur de control si nu trebuie sa fie un instrument rigid atunci cand este implementat in companie.

Bugetul, GPS-ul firmei spre performanta dorita

 

Din multe puncte de vedere procesul de bugetare poate fi comparat, ca si utilitate, cu un GPS utilizat intr-o calatorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte.

Daca vrei sa inveti tehnici de maximizare a performantei firmelor prin planificare si control bugetar ti-am pregatit Trainingul online cu exemple practice Planificare si Control Bugetar. Click aici pentru detalii.

Bugetul este ca un GPS care ajuta compania sa-si planifice si sa-si monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca si GPS-ul care ne ajuta sa ne planificam ruta cea mai buna pentru a ajunge la o anume destinatie bugetul ne ajuta:

  • Sa planificam activitatea viitoare a afacerii in linie cu strategia generala si obiectivele propuse si sa determinam resurselor necesare: materiale, umane, bani (Bugetele operationale)
  • Sa transpunem aceasta planificare in perspectiva financiara: estimare venituri, costurile si profit planificat (Contul de Profit si Pierdere Bugetat)
  • Sa monitorizam si sa analizam continuu evolutia reala a firmei versus ce am planificat rezultand semnale rapide in baza carora managementul poate lua masurile necesare pentru deviatii atat negative cat si pozitive
  • Similar cu GPS-ul care ne atentioneza ca am luat-o pe un drum gresit sau ca am depasit viteza la fel si bugetul ne atentioneaza diverse riscuri: depasirea limitei de cheltuieli, venituri sub asteptari, cash insuficient si se pot lua rapid masuri corective.

Pe langa aceasta bugetul:

  • reprezinta un instrument util in masurarea performantei in cadrul firmei si recompensarea angajatilor in functie de atingerea obiectivelor (cu conditia ca acestia sa considere ca bugetul este realist si sa fie tinuti responsabili pentru rezultatele care sunt in controlul lor)
  • reprezinta un instrument de coordonare a diverselor activitati in cadrul firmei.
  • promoveaza eficienta si previne risipa sau pierderile

Bugetul este un proces complex care implica numeroase imputuri de la diferite departamente din cadrul organizatiei si negocieri multiple intre multe persoane din cadrul organizatiei.

Daca nu exista responsabilitati clare (ideal documentate printr-o procedura la nivelul firmei) atunci bugetul poate sa fie un exercitiu dificil, care necesita prea mult timp si care rezulta intr-un output care nu este valoros.

Responsabilitati in procesul de bugetare

Coordonarea  procesului de planificare si monitorizare a performantei financiarea a firmei este in sarcina departamentul Financiar Contabil sau Controlling dar pentru un proces eficient trebuie sa existe o buna comunicare intre Profesionistii Financiari si Managerii Non-Financiari (Operationali).

Managerii Operationali:

  • sunt responsabili pentru planificarea si controlul performantei firmei in ariile din responsabilitate.
  • sunt evaluati si vor avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate

Dept Fin-Contabil si Controlling

  • responsabili cu coordonarea procesului de planificare si monitorizare a performantei financiare a firmei
  • responsabili cu furnizarea rapoartelor financiare care sprijina managerii in luarea deciziilor

Pre-conditiile unui proces de  bugetare eficient:

  • comunicare eficienta intre Managerii Financiari si Managerii Operationali
  • Managerii Non Financiari trebuie sa cunoasca concepte de baza in planificarea si controlul performantei firmei, abilitati de analiza si interpretare rapoarte financiare pentru luarea deciziilor manageriale
  • Profesionistii Financiari trebuie sa cunoasca concepte de baza in planificarea si controlul performantei, sa inteleaga modelul de business al firmei, procesele si activitatile din spatele cifrelor si a Excelurilor.

Aveti implementat deja procesul de bugetare?

Vrei sa primesti articole similare cu tehnici si strategii de Controlling si Management Financiar pentru cresterea performantei afacerii? (click aici).

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , , | Leave a comment

De ce unele afaceri au succes iar altele nu reusesc sa performeze

Ca si antreprenor sau manager de afaceri doresti ca firma sau ariile din responsabilitate sa aiba un profit cat mai bun, ideal in crestere de la o perioada la alta.

Insa viitorul oricarei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte. Daca acest obiectiv nu este corespunzator planificat si controlat el va ramane pentru multe firme doar un vis sau o dorinta neimplinita.

Profit

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Dezvoltare Personala, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , , , | Leave a comment

Cum poti sa validezi ideea de afaceri si sa o transformi intr-o afacere de succes

Ca antreprenor sau manager de afacere de multe ori esti cuprins de o euforie specifica cand ai o noua idee de afacere. Acest lucru este perfect si reprezinta motivatia din spatele multor afaceri de succes.

Dar ti s-a intamplat sa demarezi afacerea si apoi sa apara multe probleme care te-au luat total prin surprindere.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei | Tagged , , , | Leave a comment

Cum poti sa cresti considerabil sansele de succes ale afacerii inainte sa o demarezi

Esti antreprenor sau doresti sa faci pasul spre antreprenoriat. Ai o idee de afaceri sau si mai probabil mai multe idei de afaceri si multa dorinta si nerabdare sa le demarezi.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Managementul Financiar al Firmei | Tagged , , , | Leave a comment

Cum putem creste performantele financiare ale firmei chiar si in conditii nefavorabile

Cu totii auzim si citim in presa despre firme, unele dintre ele nume mari, care esueaza. In plus sunt multe firme care, cu toate ca depun eforturi, au o profitabilitate slaba, au dificultati sa-si onoreze platile si nu reusesc sa-si optimizeze afacerea.

Continue reading

Posted in Analiza Financiara (Controlling), Asistenta firme/antreprenori, Managementul Financiar al Firmei, Managementul Riscurilor/Audit | Tagged , , , , , , | Leave a comment