Un coleg consultant îmi povestea căci întreabă antreprenorii și managerii dacă lucrează cu bugete. În cele mai multe cazuri aceștia nu lucrează cu acest instrument și îl percep ca pe ceva foarte complicat de care se cam feresc.
În rândul firmelor mici și mijlocii din România există o temere față de buget.
Orice firma doreste sa aiba un profit cat mai bun pe care sa-l imbunateasca in timp.
Ca manager intr-o firma esti evaluat si vei avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate. Fara instrumentele potrivite nu vei avea o misiune usoara.
Ca antreprenor intr-o firma mica sau mijlocie din Romania deseori te lupti sa o scoti la capat ca sa poti plati toate taxele, cheltuielile si la sfarsitul lunii sa realizezi in plus si profit.
Daca urmaresti profitabilitatea firmei vezi ca sunt luni cand ai un profit dar in alte luni esti pe pierdere sau iti vine greu sa platesti datoriile din lipsa de cash. Nu intelegi care este cauza acestor variatii, ce a mers bine in firma si ce nu a mers bine si ce ar trebui sa faci ca firma sa aiba un profit previzibil si constant.
Ce tehnici pot aplica managerii pentru controlul profitabilitatii?
Un instrument util pentru managerii financiari si operationali in controlul si optimizarea profitului il reprezinta tehnicile de Controlling si Management Financiar.
Firmele si managerii pot folosi aceste tehnici pentru a planifica diverse obiective financiare (exemplu: cresterea profitului cu 5%) si pentru a controla atingerea acestor obiective.
De aceea este important ca managerii si profesionistii din cadrul firmelor sa posede abilitati de planificare si control a performantei financiare.
In acest articol prezint 3 Tehnici de Controlling pentru maximizarea profitului
Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 5%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului va avea dificultati in atingerea obiectivelor propuse. ” Un obiectiv fara un plan ramane doar un vis”.
Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.
Bugetarea implica planificarea si controlul resurselor necesare (umane, materiale, financiare, investitii) precum si a rezultatelor obtinute.
Ajuta compania sa-si planifice pe termen scurt si lung veniturile, costurile, profitabilitatea si sa-si reduca costurile care nu sunt in linie cu scopurile propuse.
Prin bugertare se stabilesc tinte in functie de care se va masura si recompensa performanta in companie.
Bugetul reprezinta instrumentul managerilor in controlul activitatii si cresterea performantei.
Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumita control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor si a profitului si luarea unor decizii ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.
Daca firma monitorizeaza doar performanta totala, profitul si pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.
Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/produsele care sunt profitabile si cele mai putin profitabile sau in pierdere.
Profitabilitatea diverselor arii va fi analizata atat de la o perioada la alta cat si versus buget.
Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv in profit precum si cele care au tras profitul in jos.
Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit si Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investitii) si manageri responsabili.
Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma in urmarirea si atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Daca obiectivul general de profitabilitate nu este impartit pe centre de responsabilitate si apoi monitorizat este foarte putin probabil sa se realizeze.
Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta analiza este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire a profitabilitatii sau de corectie cand rezultatele sunt sub asteptari.
De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.
Pentru ca firma sa poata monitoriza profitabilitatea interna exista cateva preconditii:
O prima faza importanta in controlul si optimizarea costurilor o reprezinta planificarea costurilor care se realizeaza prin procesul de bugetare.
A doua faza in managementul costurilor o reprezinta controlul costurilor (monitorizarea costurilor reale versus buget, analiza variatiilor si masuri de corectie).
Pentru controlul costurilor monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important.
Pentru o bugetare corecta a costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri: costuri variabile versus costuri fixe si costuri directe versus costuri indirecte.
Analiza cost-volum –profitabilitate (CVP) este, de asemenea, un instrument important in planificare pentru ca ajuta managerii sa simuleze si sa analizeze diverse scenarii de business din perspectiva profitului pentru a putea selecta optinunea cea mai profitabila.
Astfel managerii vor sti :
Pentru firmele de productie calculatie costurilor de productie cat mai corecta este importanta in deciziile legate de politica de preturi si determinarea produselor “vedeta” (cele mai profitabile).
Fiecare din aceste 3 tehnici sunt critice pentru orice firma atunci cand vine vorba de optimizarea profitului.
In cadrul trainingului Planificare si Control Bugetar inveti aceste 3 tehnici de Controlling. In plus in Modulul 1 inveti cum masori performanta firmei. Vei intelege si vei putea analiza celor trei rapoarte financiare (Bilant, Cont Profit si Pierdere si Cash Flow) care monitorizeaza performanatele firmei (Detalii despre curs AICI).
Cursul se adreseaza echipelor din companii care au responsabilitati financiare, de bugetare, controlling costuri si profitabilitate in obiectivele lor de evaluare.
Fie ca esti: profesionist financiar, manager non-financiar, manager general sau antreprenor acest curs te ajuta in cresterea si controlul performantei financiare.
Am avut placerea sa fiu invitata celor de la Bizilive TV in cadrul emisiunii Departamentul Financiar pentru a vorbi despre unul din subiectele care imi plac, Bugetul companiei.
Am explicat de ce este important bugetul pentru orice companie si cum implementam un proces de bugetare. Consider Bugetul unul din instrumentele cheie in maximizarea performantelor financiare ale firmei.
De aceea am creat un program de training despre Tehnici de maximizare a performatei financiare prin Planificare si Control Bugetar (vezi detalii aici) adresat managerilor, antreprenorilor si profesionistilor.
Bizilive TV este prima televiziune digitală din România dedicată dezvoltării afacerilor și dezvoltării personale. Va recomand cu caldura interviurile lor din care poti afla informatii foarte utile in fiecare domeniu cheie dintr-o firma: Marketing, Financiar, Juridic, HR.
Gasesti aici interviul Link.
Daca doresti poti sa-mi lasi un comentariu.
De ce avem nevoie de un proces de bugetare?
Ati intalnit firme care nu au o viziune clara unde vor sa ajunga din perspetiva profitabilitatii si care sunt pasii si resursele necesare pentru a reusi?
Ele nu isi planifica obiectivele financiare pe termen mediu si lung iar activitatea este desfasurata in baza deciziilor de moment. Neavand o planificare unde vor sa ajunga atunci chiar daca monitorizeaza rezultatele nu le pot compara versus plan.
Inevitabil in acest caz atat riscurile cat si oportunitatile nu vor fi detectate sau vor fi detectate foarte tarziu, costurile de corectie in acest caz vor fi foarte mari, uneori prea tarziu pentru a fi corectate. Profitabilitatea si continuitatea firmei vor fi afectate in sens negativ.
Daca nu mai doresti ca performanta firmei sa fie la voia intamplarii si a deciziilor de moment trebuie sa te gandesti la solutii.
Solutia in acest sens o reprezinta planificarea si controlul bugetar iar instrumentul folosit: Bugetul companiei.
Procesul de bugetare este critic pentru performanta si stabilitatea financiara a unei firme si reprezinta instrumentul prin care firmele isi planifica si controleaza operatiunile.
Desigur rezultatele reale vor fi diferite fata de buget dar monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri si oportunitati si a lua deciziile de business cele mai bune in functie de situatiile aparute.
Nu trebuie privit ca un instrument pur de control si nu trebuie sa fie un instrument rigid atunci cand este implementat in companie.
Bugetul, GPS-ul firmei spre performanta dorita
Din multe puncte de vedere procesul de bugetare poate fi comparat, ca si utilitate, cu un GPS utilizat intr-o calatorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?
Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte.
Daca vrei sa inveti tehnici de maximizare a performantei firmelor prin planificare si control bugetar ti-am pregatit Trainingul online cu exemple practice Planificare si Control Bugetar. Click aici pentru detalii.
Bugetul este ca un GPS care ajuta compania sa-si planifice si sa-si monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.
Ca si GPS-ul care ne ajuta sa ne planificam ruta cea mai buna pentru a ajunge la o anume destinatie bugetul ne ajuta:
Pe langa aceasta bugetul:
Bugetul este un proces complex care implica numeroase imputuri de la diferite departamente din cadrul organizatiei si negocieri multiple intre multe persoane din cadrul organizatiei.
Daca nu exista responsabilitati clare (ideal documentate printr-o procedura la nivelul firmei) atunci bugetul poate sa fie un exercitiu dificil, care necesita prea mult timp si care rezulta intr-un output care nu este valoros.
Responsabilitati in procesul de bugetare
Coordonarea procesului de planificare si monitorizare a performantei financiarea a firmei este in sarcina departamentul Financiar Contabil sau Controlling dar pentru un proces eficient trebuie sa existe o buna comunicare intre Profesionistii Financiari si Managerii Non-Financiari (Operationali).
Managerii Operationali:
Dept Fin-Contabil si Controlling
Pre-conditiile unui proces de bugetare eficient:
Aveti implementat deja procesul de bugetare?
Vrei sa primesti articole similare cu tehnici si strategii de Controlling si Management Financiar pentru cresterea performantei afacerii? (click aici).
Ca si antreprenor sau manager de afaceri doresti ca firma sau ariile din responsabilitate sa aiba un profit cat mai bun, ideal in crestere de la o perioada la alta.
Insa viitorul oricarei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte. Daca acest obiectiv nu este corespunzator planificat si controlat el va ramane pentru multe firme doar un vis sau o dorinta neimplinita.
Ca antreprenor sau manager de afacere de multe ori esti cuprins de o euforie specifica cand ai o noua idee de afacere. Acest lucru este perfect si reprezinta motivatia din spatele multor afaceri de succes.
Dar ti s-a intamplat sa demarezi afacerea si apoi sa apara multe probleme care te-au luat total prin surprindere.
Esti antreprenor sau doresti sa faci pasul spre antreprenoriat. Ai o idee de afaceri sau si mai probabil mai multe idei de afaceri si multa dorinta si nerabdare sa le demarezi.
Cu totii auzim si citim in presa despre firme, unele dintre ele nume mari, care esueaza. In plus sunt multe firme care, cu toate ca depun eforturi, au o profitabilitate slaba, au dificultati sa-si onoreze platile si nu reusesc sa-si optimizeze afacerea.
Orice firma vrea sa-si creasca performanta si sa genereze profituri in crestere.
Cu toate acestea acest demers nu este unul facil daca nu este corespunzator gestionat.
V-ati confruntat cu situatii de genul:
Aceste situatii le intalnim atunci cand performanta firmei nu este planificata si controlata corespunzator. Performanta financiara a firmei nu poate fi lasata la voia intamplarii si a deciziilor de moment.
Pentru a elimina aceste provocari am creat cursul de Planificare si Control Bugetar. In cadrul acestui curs inveti cum sa planifici profitul si cum monitorizezi constant deviatiile versus buget pentru a lua masuri de corectie. Vezi detalii curs.
Pentru ca o firma sa poata sa-si maximizeze rezultatele financiare este important sa planifice si sa monitorizeze constant profitabilitatea firmei si sa targeteze cresterea ei in timp. In cazul unei profitabilitati sub asteptari firma va putea sa identifice cauzele si sa ia masuri de corectie.
Raportul financiar prin care se monitorizeaza profitabilitatea firmei este Contul de Profit si Pierdere (contul P&L) si reprezinta unul din cele 3 rapoarte financiare critice prin care firmele pot monitoriza performanta.
Contul P&L ne arata performanta realizata de firma pe parcursul unei perioade (an , trimestru, lunar). Aceasta se poate concretiza prin profit sau pierdere.
Profit sau Pierdere?
Monitorizarea profitului sau a pierderii unei firmei ne ofera informatii cu privire la cat de profitabila / neprofitabila e firma dar nu ne ofera suficiente informatii cu privire la factorii care au facut ca firma sa realizeze un anumit profit sau pierdere si cum putem optimiza profitul.
Pentru a avea astfel de informatii financiare profitabilitatea firmei se va monitoriza pe diferite nivele sau marje (marja bruta, marja operationala, profit net).
Monitorizarea profitului si a marjelor ofera informatii utile managementului in analiza rezultatelor si luarea deciziilor de optimizare a afacerii.
Exemplul unui model de P&L cu venituri si cheltuieli grupate dupa functia lor incluzand marjele procentuale pentru 2 ani comparativ:
Marja comerciala:
Marja comerciala ne indica valoarea sau profitabilitatea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri costul bunurilor sau serviciilor vandute.
Marja comerciala ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei din perspectica calitatii produselor si serviciilor si a aprecierii lor pe piata respectiv pretului la care putem sa vindem produsele sau serviciile versus costul la care putem sa le achizitionam sau sa le producem. Analizand marja comerciala putem sa raspundem la intrebarea:
Produsele si serviciile pe care le vinde firma au o marja comerciala suficienta cat sa acopere celelalte costuri operationale si financiare si sa asigura si un profit final corespunzator?
In exemplul nostru firma Nike are o marja comerciala in 2017 de 24% in scadere de la 28% anul trecut. Aceasta scadere este cauzata de cresterea costului produselor vandute intr-o proportie mai mare decat cresterea vanzarilor (cifra de afaceri)
Profitul operational
Profitul operational ne indica valoarea sau profitabilitea ramasa dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile operationale dar fara sa includem costurile financiare si cu impozitarea. Costurile operationale includ costul bunurilor si serviciilor si celelalte costuri de vanzare si administrative pe care firma trebuie sa le angajeze pentru a-si desfasura activitatea.
Monitorizarea profitului operational ne ajuta sa identificam profitabilitatea firmei atat din perspectiva aprecierii produselor / serviciilor furnizate cat si a eficientei celorlalte costuri operationale.
Altfel spus care este eficienta operationala a firmei.
In exemplul nostru firma Nike are o marja operationala in 2017 de 9% in scadere de la 11% anul trecut. Scaderea marjei este cauzata de scaderea marjei comerciale ca urmare a cresterii costului produselor vandute.
Profitul net
Arata profitabilitea finala dupa ce scadem din cifra de afaceri toate costurile incluzand costurile financiare si taxare.
Ne ajuta sa identificam profitabilitatea finala a firmei atat din perspectiva operationala cat si a structurii surselor de finantare si a politicii fiscale.
Prin compararea marjele de profitabilitate in timp de la o perioada la alta sau versus alte firme din industrie putem identifica arii cu probleme sau cu profitabilitate slaba pentru care se vor lua masuri de optimizare.
Alte modalitati de analiza a profitului
Analiza evolutiei profitului in timp
Prin analiza evolutiei veniturilor, cheltuielilor si a profitului in anul /trimestrul /luna curenta versus precendent se poate urmari evolutia firmei. O firma care are profit, ideal in crestere este un indiciu ca firma are o performanta buna. Prin aceasta analiza putem identifica arii cu probleme sau cu profitabilitate slaba pentru care se vor lua masuri de optimizare.
Analiza veniturilor, cheltuielilor si a profitului versus buget
Prin urmarirea rezultatelor reale versus Cont P&L bugetat firma isi va monitoriza activitatea versus obiective propuse si va putea avea semnale rapide pentru deviatii atat pozitive cat si negative.
Analiza verticala
Analiza comparativa lunar, trimestrial, anual a tipurilor de cheltuieli ca procent in total cifra de afaceri poate semnala o evolutie anormala a anumitor costuri sau a cifrei de afaceri. Aceasta analiza este aplicabila, in special, in cazul cheltuielor variabile care evolueaza in raport direct cu cifra de afaceri.
Analiza profitabilitatii interne
Daca firma analizeaza doar profitul per total firma nu va putea sa determine care sunt ariile din firma care au performat bine si cele care au tras profitul in jos. De aceea profitul trebuie monitorizat la nivelul centrelor de responsabilitate /divizii de business/ per linii de produse, etc.
Profitul unei firme este un indicator important in succesul unei afaceri sustenabile si probabil cel mai urmarit indicatori de performanta financiara a unei firme.
Atentie insa:
Daca esti hotarat si vrei sa inveti pas cu pas cu aplicatii practice cum sa aplici tehnici de maximizare a performantei prin planificare si control bugetar te astept la Trainingul de Bugetare. Link cu detalii curs.
Orice firma vrea sa-si creasca valoarea si profitabilitatea dar cum putem monitoriza daca acest lucru se si intampla si daca actiunile si deciziile luate de management au efectul scontat sau dimpotriva rezultatele sunt sub asteptari si trebuiesc luate actiuni de corectie.
