Ne aflam cu totii intr-o situatie diferita de acum acum cateva luni inainte de criza Coronavirus si o mare majoritate dintre noi stam in casa. Este un moment dificil atat pentru firme cat si pentru angajati deoarece oamenii nu mai pot sa mearga la birou, sa se vada cu partenerii, sa aiba sedinte sau intalniri de afaceri.

Dar asta nu inseamna ca atat firmele cat si angajatii din anumite domenii (care nu au fost inchise de starea de urgenta) nu pot sa-si continue activitatea.

In functie de domeniul de activitate exista multe situatii in care cu putine ajustari firmele pot sa-si adapteze munca angajatilor de la activitate 100% din birou la munca de la distanta (partial sau total).

De aceea am gandit acest articol pentru a va ajuta cu sfaturi despre cum poti sa organizezi lucrul de la distanta

Multe firme pot sa inceapa sa aiba deschidere catre lucrul de la distanta. Pentru unele companii multinationale, in special din domeniul IT, acest mod de lucru era un mod de lucru normal si inainte de criza.

Lucrul de la distanta este doar un nou mod de lucru si vine atat cu avantaje cat si cu dezavantaje dar categoric reprezinta o abordare Win -Win (Castig-Castig) pentru ambele parti: angajator si angajat.

Pot sa va garantez ca in multe cazuri, in functie de specificul activitatii, lucrul de la distanta poate functiona la fel de bine. Eu sunt un exemplu, lucrez de 10 ani in proportii variabile de 20% pana la 80% remote (de la distanta). In unele perioade as putea sa lucrez si 100% remote dar aleg sa merg si la birou 1-2 zile pe saptamana pentru socializare cu alti colegi.

In articolele anterioare am vorbit despre etapele fiecarei crize, ca acestea sunt ciclice si ca dupa scaderi vin intotdeauna si cresteri (citesti articolul AICI) si despre solutii cum putem continua activitatea in aceste momente (citesti articolul AICI)

Strategia cea mai nefericita si mai putin eficienta este sa stam blocati sa nu facem nimic, sa inghetam activitatea asteptand ca statul sa ne ajute sau criza sa treaca.

Cunoasteti probabil pilda cu un om care a asteptat ca Dumnezeu sa-l salveze dintr-o inundatie si care nu intelegea de ce Dumnezeu nu l-a ajutat. Atunci cand a ajuns in rai acesta l-a intrebat pe Dumnezeu iar acesta i-a spus ca a trimis vecinul cu barca si apoi un elicopter dar omul nu s-a folosit de aceste ajutoare pentru a se salva.

Depinde de fiecare dintre noi, atat ca firma sau angajat, sa gaseasca cele mai bune idei pentru a se adapta la noua situatie.

Astfel daca mai exista cerere pentru produsele si servicille furnizate si nu trebuie sa le oferi fata in fata cu clientul trebuie sa faci tot posibilul sa-ti continui activitatea adaptandu-te la lucrul de la distanta.

Acest articol include sfaturi cum putem sa incepem lucrul de la distanta respectiv:

1. Set up minimal biroul de acasa: de ce avem nevoie minim pentru a lucra de la distanta (de acasa)
2. Aplicatii pentru a lucra remote (care ne faciliteza comunicarea si activitatea cand lucram de la distanta)

1. Set up minimal biroul de acasa

De ce avem nevoie:

Un loc dedicat pentru lucru

Un birou si un scaun de birou ergonomic, preferabil intr-o camera separata cu o usa, pentru liniste si o mai buna concentrare. De preferat, daca e posibil, alegeti o camera in care nu mai desfasurati si alte activitati in timpul zilei. Daca nu e posibil puteti sa va stabiliti locul de munca in dormitor, bucatarie, sufragerie daca aveti un birou/ masa.

Un calculator

Cu toate ca in prezent multi dintre noi au un calculator personal acasa nu este recomandat sa folosim computerul personal pentru a lucra pentru serviciu. Aceasta deoarece putem lucra cu date confidentiale si senzitive si calculatoarele pe care lucram trebuie sa fie corespunzator protejate. In acest sens angajatii ar trebui sa-si ia calculatorul de serviciu acasa.

Daca angajatii lucreaza la birou pe calculatoare tip Desktop si nu laptopuri se poate analiza  senzitivitatea datelor cu care lucreaza fiecare angajat si cu sfaturi de la echipa IT sa se ia in considerare, ca solutie de exceptie, folosirea calculatorului laptop personale pe care se pot instala niste tool-uri de Securitate.

 O pereche de casti

Cei care lucreaza in birouri in spatiu deschis alaturi de multi colegi sunt obisnuiti cu folosirea castilor pentru a se concentra mai bine cand e zgomot in birou. Chiar daca acasa poate e mai liniste atunci cand sotul / sotia au si ei discutii telefonice sau copilul se joaca zgomotos ai nevoie de casti.

Acces la o conexiune buna de internet

Asigurati-va ca aveti o conexiune buna de internet si stabila. Daca va trebui sa aveti multe discutii online (video call-uri) este necesar un abonament de internet bun.

2. Aplicatii pentru a lucra remote

(care ne faciliteza comunicarea si activitatea cand lucram de la distanta)

Comunicare scrisa offline: Email.

Angajatii colegiI pot sa comunice intre ei in scris prin email. Il foloseam si pana acum, de aceea nu o sa intru in detalii.

Comunicare scrisa in timp real / live

Aici fac referire la Chaturi prin intermediul carora angajatii pot comunica intre ei tot in scris dar in timp real. Acest mod de comunicare poate sa inlocuiasca interactiunea rapida intre angajati care in trecut se facea, cel mai probabil fata in fata sau la telefon.

Intalniri sau sedinte tip conferinta / telefon video

Le puteti vedea denumite in limba engleza: video conference/ conference call/ video call): care este in fapt replica unei sedinte sau intalniri reale fata in fata dar in mediul online.

Ce facilitati ofera:

• poti sa discuti cu una sau mai multe persoane, pe care le poti si vedea (daca au camera deschisa de la calculator),
• poti sa inregistrezi intalnirea (asta e chiar mai bine decat sedinta reala…deoarece daca nu poti ajunge o poti asculta ulterior),
• poti sa prezinti celorlanti ceva de pe calculator- “Share de ecran” -spre exemplu se poate arata o prezentare ppt/ un fisier in Excel cu o situatie a vanzarilor, exact ca intr-o sedinta reala cand proiectezi ceva,
• poti sa folosesti chat-ul si sa trimiti mesaje scrise in timp real participantilor la intalnire
• poti trimite fisiere de dimensiuni mari catre alti participanti

Exista diverse aplicatii pe care le poti folosi pentru chat si video conferinte. Cele mai cunoscute sunt: Skype for Business, Microsoft Teams, Zoom sau Google Hangouts (re-branduit Google Meet).

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).

De cand a inceput criza apar noi aplicatii sau aplicatii (care se concentrau pe comunicare sub alte forme, scrisa spre exemplu) care se adapteaza rapid cerintelor foarte mari de acum de conferinta video si ofera aceasta facilitate noua.

Un astfel de exemplu este upgrade-ul care l-au anuntat cei de la WhatsApp care acum permite video call-uri intre 8 persoane (in trecut numarul maxim era de 4 persoane).

Chiar daca acest upgrade nu poate concura cu aplicatiile Skype for Business (unde se pot loga pana la 50 de personae) sau Google Hangouts si Zoom (care permit participarea de pana la 250 persoane) pentru firmele mici sau intre un grup de prieteni, familie acesta e o optiune perfecta.

Pentru firme mari care au multi angajati si care au nevoie de multe facilitati incluse in aplicatie se pot folosi:

Skype for Business (din grupul Microsoft) 

Multi cunoastem aplicatia Skype (versiunea pentru persoane fizice) pe care o folosim pentru a inlocui telefonul.

Skype are doua aplicatii distincte:

Skype pentru persoane fizice: Skype a introdus de curand si in versiunea pentru persoanele fizice optiunea de conferinte video (care nu exista anterior) care se numeste “Meet Now”. Astfel daca ai un cont Skype poti sa setezi o conferinta/ intalnire video si sa trimiti un link persoanelor cu care vrei sa vorbesti (aceste persoane nu trebuie sa aibe un cont creat sau sa descarce o aplicatie). Se poate face Share de ecran si se poate inregistra convorbirea.

Skype for Business este aplicatia pentru firme cu care puteti: sa comunicati in scris prin chat, sa aveti telefon online intre utilizatori sau sa sunati catre un numar de telefon, sa organizati conferinte video. Se poate face Share de ecran si se poate inregistra convorbirea.

* Cred ca cei de la Microsoft care detin atat aplicatia Skype cat si aplicatia Microsoft Team doresc sa inlocuisca in timp Skype for Business cu Microsoft Team. Cand am accesat site-ul celor de la Skype la sectiunea produse-Skype for Business se face trimitere catre produsul Microsoft Teams despre care vorbesc in continuare.

Microsoft Teams (detinuta de Microsoft)

Aplicatie similara Skype for Business dezvoltata de cei de la Microsoft. Si in acest caz firmele mari care au pachete Microsoft Office pentru angajati pot avea inclus accesul la aceasta aplicatie.

Aplicatia este inclusa in abonamentele Microsoft Office 365 Business. Deja multe firme au un abonament Microsoft Office pentru angajati si atunci pot verifica daca tipul de abonament achizitionat include aplicatia Microsoft Teams si daca nu pot schimba doar tipul de abonament.

Ce ofera Microsoft Office 365 Business (Microsoft Office 365 pentru Firme):

• aplicatii cu care lucram zilnic: Word, Excel, Power Point
• aplicatii de stocare documente in cloud (OneDrive) sau schimb de documente si stocare (SharePoints)
• aplicatie de chat si conferinta video (Microsoft Teams): Chat intre utilizatori sau intaniri online intre utilizatori: se poate inregistra intalnirea si se poate prezenta ceva din calculator -Share ecran

Puteti gasi versiunea potrivita de Microsoft Team incepand cu acces gratuit sau diverse abonamente) Microsoft Office 365 care includ si alte aplicatii utile (cu preturi intre 4 – 20 Euro +TVA per utilizator/ luna).

Detalii facilitati incluse si pret abonamente: abonamente Microsoft Office 365

Pentru firme mici- medii/ freelanceri/ persoane fizice

Zoom

Aplicatia Zoom ofera facilitate de chat si conferinta video. Zoom a cunoscut un boom odata cu criza Coronavirus datorita accesului facil a oricarei persoane la o conferinta video si a costului atractiv al abonamentului.

Orice persoana poata sa intre intr-o conferinta video Zoom fara sa trebuiasca sa aiba o anumita adresa de email sau cont (mai putin persoana care organizeaza conferinta). Se poate intra de pe diverse aparate: calculator, telefon, tableta. Accesul la conferinta este foarte usor urmand un link fara sa trebuiasca sa descarcati un program.

Cu toate ca Zoom este o optiune foarte atractiva, user friendly si accesibila ca pret a trecut prin diverse probleme de securitate a datelor personale ale clientilor.  Au existat hackeri care au intrat neautorizati in conferintele video si s-a descoperit caci Zoom trimitea date personale ale clientilor catre Facebook, in scopuri comerciale.

Detalii facilitati incluse si pret abonamente (incepand cu acces gratuit pana la 20 USD/ luna) gasiti pe site-ul celor de Zoom: abonamente Zoom

Google Hangouts (detinuta de Google)

Google Hangouts este noua denumire pentru Google Meet. Aplicatia ofera facilitate de chat si conferinta video si este inclusa in pachetul G Suite pentru firme oferit de Google. Google anunta ca in curand va da acces gratuit la Google Meet pana in octombrie (fara sa trebuiasca sa aveti abonamentul G Suite).

Google Meet are o serie de facilitati noi incluse de curand: video conferinte intre maximum 10 persoane, mesaje scrise via chat.

Abonamentul G Suite pentru firme include pe langa Google Meet  si o serie de alte facilitati foarte utile firmelor: adresa de email, aplicatii de lucru similar cu cele Microsoft Office (Excel, Word), spatiu de stocare documente in cloud (Google Drive).

Accesul la conferintele video prin Google Meet este usor si se poate face accesand un link, nu este obligatoriu ca participantii sa aiba cont de G Suite sau adresa de gmail (doar persoana care organizeaza conferinta trebuie sa aiba cont G Suite).

Detalii facilitati incluse si pret abonamente (incepand cu 4.68 Euro-pana la 10 Euro per utilizator /luna) gasiti pe site-ul celor de G Suite) : abonamente G Suite

Sper ca informatiile sa va fie  utile, va rog sa analizati aplicatiile impreuna cu facilitati oferite si tip de abonament si sa alegeti ceea ce vi se potriveste cel mai bine.

Mult spor la lucrul de la distanta