Firmele sunt intotdeauna in cautarea unor solutii prin care sa poata sa-si optimizeze rezultatele. Dar de multe ori se iau niste decizii in pripa, fara o analiza prealabila si apoi se constata caci rezultatele se lasa asteptate.

In termini simpli aceasta s-ar transpune cam asa:

• Vrem sa dezvoltam firma, sa fie mai profitabila dar nu stim exact cum si nu avem un plan foarte bine conturat cu pasi concreti, resurse necesare. Astfel se iau decizii in pripa, in special de Managerul General fara sa se consulte ceilalti manageri si fara o analiza preliminara.
• Nu masuram constant performantele firmei si nici impactul  implementarii unor schimbari, astfel nu se pot identifica concret ariile cu probleme care trag in jos performanta firmei dar si ariile bune care trag profitul in sus.

Asadar cum pot firmele sa controleze performantele  si sa identifice cele mai bune idei de optimizare?

Un instrument din Managementul Financiar foarte valoros il reprezinta analiza performatei firmei deoarece  “Ceea ce nu masori nu poti imbunatati”

De aceea iti propun 5 tipuri de analiza prin care fiecare firma poate sa-si analizeze performanta si apoi sa identifice solutii de optimizare.

1. Analiza Financiara-Analiza diagnostic a firmei
2. Analiza rezultatelor reale versus plan (Control Bugetar)
3. Analiza profitabilitatii interne
4. Analiza Benckmarking
5. Analiza Balanced Scorecard

1. Analiza diagnostic financiara a firmei

Cum poti vedea rapid starea de sanatate financiara a firmei?

Cunoasteti care sunt ariile in care firma este in echilibru din punct de vedere financiar cat si situatiile de dezechilibru financiar care trebuie sa fie un semnal de alarma pentru management?

Instrumentul de analiza financiara utilizat in acest sens il reprezinta Analiza diagnostic financiara a firmei prin prisma indicatorilor financiari.

Firma poate sa fie intr-un dezechilibru financiar pe care sa nu-l cunoasca in faza incipienta si sa fie prea tarziu pentru a-l corecta sau sa-l poata corecta dar cu un pret foarte mare. Proverbul “e mai usor sa previi decat sa corectezi” se aplica si in acest caz.

Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutina la doctor sau un set de analize de sange. Reprezinta un screening in urma caruia putem identifica potentiale riscuri pe care le putem investiga mai in detaliu prin alte metode.

Astfel exista un set de indicatori financiari care se pot calcula in baza informatiilor financiare.

Principalii indicatori folositi sunt:

Indicatori de lichiditate: Indica capacitatea firmei de a-si plati datoriile curente cu cash-ul generat din active curente.

Indicatori de activitate (de gestiune): furnizeaza informatii cu privire la: viteza de intrare sau de iesire a fluxurilor de cash ale entitatii si capacitatea entitatii de a controla capitalul circulant si activitatile comerciale de baza ale entitatii (cash, clienti, furnizori, stocuri). Aici se pot identifica stocuri cu miscare lenta, incasari intarziate de la clienti sau plati cu intarziere la furnizaori toate acestea avand un impact negativ asupra cash-ului.

Indicatori de solvabilitate (indatorare): indica proportia intre surse de finantare externe (creditare) si capitaluri proprii. In cazul in care gradul de indatorare este prea mare firma va trebui sa  plateasca cheltuieli semnificative cu dobanzile , care vor genera scaderea profitabilitatii.

Indicatori de profitabilitate: indica profitabilitatea pe care compania o realizeaza la diverse nivele (marja bruta, profit operational, profit net) cat si in proportie cu fondurile investite in afacere.

2. Analiza rezultatelor reale versus plan (Control Bugetar)

Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 5%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului va  avea dificultati in atingerea obiectivelor propuse. ” Un obiectiv fara un plan ramane doar un vis”.

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.

Bugetarea implica planificarea obiectivelor firmei din perspectiva financiara si apoi controlul rezultatelor obtinute.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget denumita control bugetar permite controlul costurilor, veniturilor si a profitului si luarea unor decizii  rapide ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.

3. Analiza profitabilitatii interne

Daca firma monitorizeaza performanta doar la nivelul intregii firmei, profitul sau pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/ produsele  care sunt profitabile si cele mai putin profitabile sau in pierdere.

Aceasta se realizeaza prin Monitorizarea profitabilitatii interne pe centre de responsabilitate

Profitabilitatea diverselor arii va fi analizata atat de la o perioada la alta cat si versus buget.

Astfel se pot identifica ariile care au avut un impact pozitiv in profit precum si cele care au tras profitul in jos.

Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Profit si Pierdere) se va detalia la nivel de centre de responsabilitate (centre de cost / profit/ investitii) si manageri responsabili.

Realizarea bugetului la nivel de arii de responsabilitate va ajuta firma in urmarirea si atingerea obiectivelor la nivelul managerilor responsabili. Daca obiectivul general de profitabilitate nu este impartit pe centre de responsabilitate si apoi monitorizat  este foarte putin probabil sa se realizeze.

Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta analiza este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire  a profitabilitatii sau de corectie cand rezultatele sunt sub asteptari.

De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.

Daca la punctul precedent vorbeam de analiza profitabilitatii reale vs buget la nivel de companie prin analiza profitabilitatii interne se merge mai in amanunt cu aceasta analiza la nivel de arii de responsabilitate.

4. Analiza Benckmarking

In abordarea ei traditionala, contabilitatea si rapoartele  manageriale, vizau analizarea diferitelor informatii financiare (venituri, costuri, profit) doar la nivelul organizatiei. Dar daca firma analizeaza doar informatiile financiare proprii nu are comparabilitate cu modul in care performeaza celelalte firme.

Managementul a constientizat ca este  important sa se monitorizeze si  informatiile externe din piata (activitatea competitorilor, furnizorilor, clientilor, etc), care pot veni in completarea informatiile interne existente.

Astfel trendul actual este de a analiza informatiile financiare ale firmei in comparatie cu firme similare pentru a observa cum performeaza firma versus firme concurente si a lua masuri de imbunatatire (analiza denumita benchmarking analysis). 

Se pot urmari:

• Competitia din partea firmelor concurente (cifra de afaceri, costuri, profit, cheltuieli de marketing si publicitate, cota de piata)
• Durata de incasare a clientilor si de plata a furnizorilor
• Informatii cu privire la intrarea pe piata a unor firme noi ce vor reprezenta potentiali concurenti
• Produse noi intrate pe piata similare cu cele ale firmei sau produse substitut

Putem vorbi si de o analiza benchmarking interna la nivelul firmei in care putem compara performanta diferitelor echipe, unitati de business, zone de afaceri.

5. Analiza Balanced Scorecard

Analiza Balanced Scorecard este o analiza a performantei firmei atat din perspectiva financiara cat si din perspectiva non- financiara. Aceasta deoarece performanta unei companii nu se poate capta doar prin masurarea informatiilor financiare.

In mediul de afaceri actual companiile au inteles caci indicatorii de performanta financiari trebuie sa fie evaluati alaturi de alti indicatori de performanta non-financiari.

Asa au luat nastere modele de indicatori de performanta  KPIs care evalueaza compania atat din perspectiva financiara dar si alte aspecte critice in succesul afacerii.

Un exemplu in acest sens este modelul Balanced Scorecard care include KPIs din 4 arii critice: Financiar, Clienti, Procese Interne si Capacitate Organizationala.

Astfel pe langa KPI de performantele financiare: venituri, indicatori de profitabilitate, capitaluri proprii se vor urmari de asemenea:

Clienti: Rezultatele oricarei firme depind intotdeauna de cat de bine va reusi sa vanda si sa fidelizeze clientii prin produse si servicii de calitate. Astfel se pot urmari KPI de genul: % de clienti care cumpara recurent, cat costa o firma atragerea unui client nou, care este timpul de livrare sau procentul de comenzi nelivrate.

Procese interne: Pentru ca firmele sa poata sa vanda clientilor produse si servicii de calitate in mod repetat si la un pret competitiv va trebui sa aiba procese interne puse la punct. Aici vorbim de proceduri de lucru. Activitatile firmei sa fie clar stabilite prin proceduri de lucru, angajatii sa cunoasca ce au de facut si sa fie monitorizati si recompensati sau nu in functie de cat de bine isi aduc aportul la performantele firmei.

Putem vorbi de: Cresterea productivitatii muncii, costul de productie, creare produse/ servicii noi, scaderea timpilor morti, % de erori in volumul de productie, etc

Capacitate organizationala: Pentru ca firmele sa poata sa vanda produse si servicii de calitate in mod repetat va trebui pe langa procese si proceduri interne sa aiba angajati bine pregatiti si aplicatii si sisteme informatice care vor ajuta angajatii sa desfasoare activitatile intr-un mod automatizat si cu o productivitate mai buna.

Ca si KPI putem urmari: plan de dezvoltare pentru angajati, gradul de munca manuala versus automatizata, etc.

Acestea au fost 5 moduri diferite prin care orice firma poate sa-si monitorizeze performanta si sa ia decizii corecte de optimizare. Fiecare din aceste analize ofera informatii foarte utile managementului dintr-o perspectiva diferita si de aceea se recomanda folosirea mai multor tipuri de analiza.

Vrei sa primesti articole similare cu sfaturi pentru maximizarea performantei financiare a firmei? Aboneaza-te la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).