Orice firma care vrea sa-si creasca profitabilitatea va lua in considerare implementarea unui proces de bugetare.

Coordonarea  procesului de planificare si monitorizare a performantei financiare a firmei este in sarcina departamentul Financiar Contabil sau Controlling dar pentru un proces eficient trebuie sa existe o buna comunicare intre Profesionistii Financiari si Managerii Non-Financiari (Operationali).

Profesionistii Financiari trebuie sa posede abilitati de pregatire si monitorizare a bugetului firmei pentru a sprijini managementul sa ia cele mai bune decizii pentru maximizarea profitabilitatii. De asemenea  sa cunoasca modelul de business al firmei, procesele si activitatile din spatele cifrelor si sa aiba abilitati de pregatire a rapoartelor financiare pentru management.

Profesionistii financiari care au aceste abilitati pot sa progreseze in cariera spre o pozitie de Controller sau Manager Financiar.

 Etapele procesului de planificare si control bugetar

Procesul de bugetare cuprinde 3 etape principale:

1. Etapa de planificare a activitatii in conformitate cu obiectivele propuse si intocmirea bugetelor (de obicei anual). Spre exemplu undeva in ultimul trimestru al anului 2019 planificam bugetul pentru anul 2020.

Bugetul unei firmei cuprinde in fapt o serie de sub-bugete.

Bugetul la nivelul intregii organizatii este denumit Master Budget sau Buget General si include 2 tipuri de bugete respectiv:

• Bugetele operationale: sumarizeaza volumul de activitate prognozat pentru perioada bugetata respectiv volumul  vanzarilor care determina volumul achizitiilor si al productiei,
• Bugetele financiare: sumarizeaza valoarea financiara a activitatii planificate in bugetele operationale si reprezinta transpunerea din perspectiva financiara a activitatii planificate in bugetele operationale.

Cuprinde cel mai adesea Bugetul Contului de Profit si Pierdere (Bugetul P&L) care prognozeaza profitabilitatea firmei.

Profesionistii financiari au rolul de a obtine informatii legate de volumul de activitate prognozat  (bugetele operationale) de la managerii organizatiei si de a le consolida in bugetul financiar P&L al firmei.

2. Etapa de monitorizare sau control a rezultatelor reale versus buget

Aceasta etapa are loc continuu la un anumit interval, cel mai adesea lunar. Spre exemplu in anul 2020 lunar se compara profitul lunar realizat versus profitul bugetat.

In practica vorbim despre monitorizarea rapoartelor P&L lunar  cu performanta lunara reala versus raport P&L bugetat si identificarea si analizarea variatiilor negative si pozitive.

Este etapa in care se iau actiuni de corectie pentru deviatii pozitive (profituri, oportunitati) sau deviatii negative (pierderi, riscuri) sau “ mai bine mai devreme decat mai tarziu”

Profesionistii financiari au rolul de a pregati rapoarte standard lunare P&L prin care se monitorizeaza profitabilitatea reala vs buget si de a calcula variatiile.

Aceste rapoarte trebuiesc comunicate si discutate cu Magerii Operationali. Variatiile vor fi analizate si explicate in urma acestor discutii.

Managerii Operationali vor lua decizii de corectie / optimizare in baza acestor rapoarte de monitorizare lunare pentru a asigura obiectivele de profitabilitate bugetate.

3. Etapa de revizuire si optimizare a obiectivelor si a bugetului prin prisma schimbarilor survenite.

Bugetul este cea mai buna planificare facuta la un moment dat in baza informatiilor existente. Atunci cand apar deviatii majore de la perspectiva bugetata  este important ca sistemul de bugetare sa nu fie rigid si sa aiba suficienta flexibilitate sa asigure adaptarea la riscuri si oportunitati rezultand un buget updatat (Forecast).

Profesinistii financiari  vor actualiza bugetul rezultand un Buget actualizat (Forecast)

La fel ca in cazul etapei 1 de planificare Profesionistii financiari au rolul de a obtine informatii de la managerii organizatiei si de a le consolida in bugetul financiar P&L actualizat.

La final putem observa caci pregatirea si monitorizare bugetului firmei este o abilitate critica pentru profesionistii financiari. In schimb acestia nu pot sa realizeze un buget eficient daca nu au sprijin si informatii din partea managerilor operationali din firma.

De asemenea managerii operationali si cel financiar trebuie sa ia masuri in baza rapoartelor de monitorizare si control a bugetului.

Astfel, la randul lor, managerii operationali trebuie sa posede abilitati de planificare si control bugetar, de intelegere si analiza a rapoartelor financiare in baza carora pot lua  decizii corecte si profitabile.

O buna comunicare intre Profesionistii Financiari si Managerii Non-Financiari (Operationali) va fi premiza unui proces de bugetare eficient care va sprijini managementul si firma in atingerea obiectivelor de preformanta financiara.

Daca vrei sa cresti profitabilitatea firmei dar nu stii exact cum sa planifici si sa controlezi acest obiectiv iti recomand Trainingul Planificare și Control Bugetar care te invața tehnici de maximizare a performantei financiare prin planificare si control bugetar. Gasești toate detaliile AICI.