Un coleg consultant îmi povestea căci întreabă antreprenorii și managerii dacă lucrează cu bugete. În cele mai multe cazuri aceștia nu lucrează cu acest instrument și îl percep ca pe ceva foarte complicat de care se cam feresc.

În rândul firmelor mici și mijlocii din România există o temere față de buget.

Antreprenorii se gândesc uneori că ar fi bine să lucreze cu un buget  dar apoi renunță la idee pentru că au auzit că e ceva complicat și nu vor sa aibă dureri de cap în plus. Ca orice lucru nou care implică schimbare există o reticență.

De aceea renunță la idee și se iau cu treburile zilnice operaționale multe și consumatoare de timp. Astfel ei  continuă să facă afaceri ca pâna acum…și nu e de mirare că nefacând o schimbare nici rezultatele financiare ale firmei, de care nu sunt multumiți, nu se vor schimba. Dacă faci același lucru…obții același rezultat.

In perioada de criza trebuie sa continuam sa planificam activitatile firmei si sa facem Bugete. Particularitatea in aceasta perioada este ca aceste proiectii sunt mai putin predictibile, de aceea le facem pe o perioada mai mica de timp si le revizuim mai des. In perioada de criza setam obiectivele pe perioade mai scurte de timp.

Nu trebuie să vă speriați de buget

 De ce v-am povestit despre acest lucru? …pentru că vreau să demontez mitul cum că procesul de bugetare trebuie să fie complicat.

Chiar dacă la o prima vedere pregătirea și controlul bugetului pare un proces dificil acesta nu este mai complicat decat alte activitati/ procese/ controale operationale pe care le-ați implementat deja în firmă.

Dacă procesul de bugetare este corect implementat de către firmă și managerii financiari și operaționali sunt instruiți procesul functionează fară să ridice mari probleme.

Ca orice schimbare sau proces nou efortul și reticența este mai mare la inceput dar MERITA TOT EFORTUL pentru că se vor vedea rezultatele în profitul firmei.

Firmele care au implementat procesul de bugetare au rezultate mai bune și un avantaj competitiv având predictibilitate și control asupra profitabilității.

Managerii care au abilitați de planificare și control bugetar au o misiune mai ușoară, ei pot să planifice și să controleze obiectivele legate de controlul costurilor și a profitului.

Profesioniștii și Managerii financiari care au abilitați de planificare și control bugetar vor avea un rol cheie în coordonarea procesului de  bugetare și realizarea bugetului consolidat al firmei. În plus aceștia trebuie să posede abilitați de pregatire a rapoartelor financiare care vor fi puse la dispoziția managerilor operaționali și managerului general în scopul luării deciziilor.

7 pași simpli pentru a implementa bugetul intr-o firmă

 Pregătirea și controlul bugetului nu trebuie să fie o activitate complicată și în esență indiferent de cât de mare sau complexă este o firmă procesul poate fi impărțit în 7 pași.

Planificarea volumului de activitate estimat pentru anul urmator în linie cu obiectivele propuse

Aici vorbim despre pregătirea Bugetelor Operaționale.

1. Bugetele operaționale pornesc de la estimarea volumului de vânzări și valoarea vânzărilor și se concretizează în Bugetul de Vânzări cantitativ- valoric (altfel spus planific Cât vom vinde)
2. Pornind de la vânzările pe care o firmă și le propune să le realizeze anul urmator se va determina volumul de achiziții sau producție necesare pentru a putea livra volumul de vânzări care l-am estimat anterior. Vorbim despre estimarea Bugetului Costurilor cu bunurile si serviciile vândute: Bugetul Costurilor de Producție, Bugetul achiziției de mărfuri (altfel spus Cât trebuie să achiziționăm sau să producem pentru a livra X produse/servicii).
3. Pe langă costurile directe cu produsele și serviciile vândute firma angajează o serie de alte cheltuieli pe care trebuie să le estimeze pe tipuri de costuri. Astfel iau naștere: Bugetul costurilor de marketing și vânzări, Bugetul costurilor general-administrative. Atunci când firma dorește să facă investiții în mijloace fixe (mașini, clădiri, terenuri) va pregati și Bugetul de investiții.

Pregatirea Bugetului Financiar

4. După finalizarea Bugetelor Operaționale este momentul consolidării din perspectiva financiară a volumul de activitate prognozat și estimarea Profitului. Astfel vom pregăti Bugetul P&L (Profit și Pierderi).
5. Analiza diferitelor scenarii de business și analiza fezabilitații bugetelor. Această fază este foarte importantă. Ulterior bugetul se va valida și va fi aprobat.

Analiza diferitelor scenarii de business

Oricare ar fi obiectivele de profitabilitate sau dezvoltare a firmei acestea pot fi atinse în mai multe feluri, nu există doar o singură cale. Spre exemplu firma vrea sa crescă cota de piața și de aceea trebuie să vandă mai multe produse. Acestea se pot obține prin creșterea capacitații de producție proprie sau o parte din producție se poate externaliza. De aceea managerii pot analiza diverse scenarii ca apoi să estimeze profitabilitatea lor prin buget și la sfarsit sa aleagă versiunea cea mai profitabilă.

Analiza fezabilitații bugetelor

Atunci când bugetul a fost consolidat per total firmă se va analiza fezabilitatea lui. De cele mai multe ori firmele au factori sau resurse limitative. Înainte ca bugetul să fie validat aceste resurse limitative trebuiesc verificate. Spre exemplu firma are o capacitate maximă de producție de 15.000 de unitați pe lună. Dacă conform bugetului se estimează 18.000 de unități atunci acest buget nu este fezabil.

Dupa cele două analize varianta finală de buget va fi aprobată.

Monitorizarea și controlul rezultatele reale ale anului viitor versus buget

6. Monitorizarea rapoartelor P&L lunar cu performanța lunară reala versus raport P&L bugetat și identificarea și explicarea variațiilor negative și pozitive.

Este etapa în care se iau acțiuni de corecție pentru deviații pozitive (profituri, oportunitați) sau deviații negative (costuri suplimentare, pierderi, riscuri) sau “ mai bine mai devreme decât mai târziu”

Revizuirea și actualizarea Bugetului

7. Atunci când apar deviații majore între rezultatele reale și Buget înseamnă căci bugetul pe care l-am pregătit nu mai este la fel de relevant. De aceea este important ca sistemul de bugetare să nu fie rigid și să aibă suficientă flexibilitate să asigure adaptarea la riscuri și la oportunitați. De aceea este momentul să actualizăm bugetul (realizare Forecast).

Vrei sa primesti articole similare cu tehnici si strategii de Controlling si Management Financiar pentru cresterea performantei afacerii? Subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).