Importanta procesului de bugetare

Procesul de bugetare este critic pentru performanta si stabilitatea financiara a unei firme si reprezinta instrumentul prin care firmele isi planifica si controleaza operatiunile.

Desigur rezultatele reale vor fi diferite fata de buget dar monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri si oportunitati si a lua deciziile de business cele mai bune in functie de situatiile aparute

Nu trebuie privit ca un instrument pur de control si nu trebuie sa fie un instrument rigid atunci cand este implementat in companie.

Bugetul, GPS-ul firmei spre performanta dorita

Din multe puncte de vedere procesul de bugetare poate fi comparat, ca si utilitate, cu un GPS utilizat intr-o calatorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut si dificil din multe privinte.

Bugetul este ca un GPS care ajuta compania sa-si planifice si sa-si monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca si GPS-ul care ne ajuta sa ne planificam ruta cea mai buna pentru a ajunge la o anume destinatie bugetul ne ajuta:

• Sa planificam activitatea viitoare a afacerii in linie cu strategia generala si obiectivele propuse, care sunt resurselor necesare (materiale, umane, bani)
• Si transpunerea in perspectiva financiara (Contului de Profit si Pierdere, Bilantul si Situatia Cash Flow-ului Bugetate):
  • Veniturile, costurile si profitul planificat
  • Activele, datoriile si capitalul propriu
  • Cash-ul: activitatile operationale, financiare si de finantare si intrarile si iesirile de cash aferente, exista suficient cash sau trebuie sa atragem cash suplimentar din diverse surse de finantare?
• Sa monitorizam si sa analizam continuu evolutia reala a firmei versus ce am planificat rezultand semnale rapide in baza carora managementul poate lua masurile necesare pentru deviatii atat negative cat si pozitive
• Similar cu GPS-ul care ne atentioneza ca am luat-o pe un drum gresit sau ca am depasit viteza la fel si bugetul ne atentioneaza diverse riscuri: depasirea limitei de cheltuieli, venituri sub asteptari, cash insuficient si se pot lua masuri corective.

Daca vrei sa inveti sa planifici si sa maximizezi profitabilitatea firmei si in acelasi timp sa controlezi realizarea acestui obiectiv ti-am pregatit Trainingul online cu exemple practice Planificare si Control Bugetar (click aici)

Pe langa aceasta bugetul:

• reprezinta un instrument util in masurarea performantei in cadrul firmei si recompensarea angajatilor in functie de atingerea obiectivelor (cu conditia ca acestia sa considere ca bugetul este realist si sa fie tinuti responsabili pentru rezultate care sunt in controlul lor)
• reprezinta un instrument de coordonare a diverselor activitati in cadrul firmei.
• promoveaza eficienta si previne risipa sau pierderile

Bugetul este un proces complex care implica numeroase imputuri de la diferite departamente din cadrul organizatiei si negocieri multiple intre multe persoane din cadrul organizatiei.

Daca nu exista responsabilitati clare (ideal documentate printr-o procedura la nivelul firmei) atunci bugetul rezultat poate sa fie un exercitiu dificil, care necesita prea mult timp si care rezulta intr-un output care nu este valoros

Care sunt pre-conditiile unui proces de bugetare eficient

Ca si GPS care are harti neactualizate asa si un buget mai putin bine fundamentat scade in eficienta. Daca la GPS trebuie sa ne asiguram ca am achizitionat softul actualizat la buget trebuie sa ne asiguram de urmatoarele premize:

• strategia si obiectivele companiei sunt clar stabilite si comunicate ierarhic in toata firma de la top management catre middle management iar bugetul va fi stabilit in linie cu aceste obiective
• informatiile input cu privire la viitorul prognozat al afacerii trebuie sa vina corect de la toate departamentele implicate (vanzari, achizitii, financiar, marketing, etc)
• sa existe specialisti in pregatirea bugetelor in cadrul departamentului financiar (cel mai adesea vorbim despre controllerii sau manageri financiari care vor cumula informatiile primite, vor consolida bugetele per intreaga companie, vor simula si verifica fezabilitatea diverselor scenarii pentru ca managementul sa aleaga solutia potrivita). Acestia trebuie sa cunoasca modelul de business al firmei, procesele si activitatile din spatele cifrelor si sa aiba abilitati de pregatire a rapoartelor financiare pentru management.
• Managerii Operationali responsabili pe diverse arii trebuie sa inteleaga concepte de baza in planificarea si controlul performantei financiare a unei firme. Sa posede aptitudini de analiza, interpretare rapoarte financiare si selectare a optiunilor pentru luarea deciziilor manageriale
• Ideal sa existe implementata o procedura de bugetare la nivelul firmei
• In functie de structura organizatorica a firmei si de descentralizarea responsabilitatilor in cadrul firmei toate ariile operationale trebuie sa aiba bine definiti manageri care au autoritate corespunzatore si responsabilitate asupra performantei realizate. Monitorizarea performantei pe arii se realizeaza prin stabilirea centrelor de gestiune (centri de cost, profit sau centri de investitii) prin care se urmaresc costurile, profiturile, rentabilitatea investitiilor
• in procesul de planificare managerii responsabili trebuie sa stabileasa obiective realiste care vor contribui la cresterea firmei si profitabilitatea acesteia si bugetul va fi cu atat mai eficace cu cat este acceptat de toate nivelurile de management.
• Bugetul trebuie sa fie realist dar ambilitios pentru a motiva managerii si anagajatii spre cresterea eficientei.

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).