Orice firma doreste sa aiba un profit cat mai bun pe care sa-l imbunateasca in timp.Top managerii si middle managerii sunt evaluati si vor avea obiective legate de controlul costurilor si imbunatatirea profitului la nivelul centrelor de cost sau profit.

De aceea managerii nu vor avea o misiune usoara. Dar inarmati cu instrumentele necesare misiunea nu va fi imposibila.

Managerii sunt responsabili si pot avea un impact major in imbunatatirea profitabilitatii dar nu intotdeauna au o intelegere a conceptelor financiar-contabile  a modelului de profitabilitate, cum si cand se recunosc veniturile si costurile in profitul firmei.

In acest sens este foarte important daca managerii operationali pot participa la traininguri care sa-i ajute sa inteleaga concepte de baza in raportarile financiare relevante pentru luarea deciziilor.

O alta recomandare ar fi aceea ca specialistii din Departamentul Financiar sa aiba intalniri cu Managerii Operationali in care sa explice informatiile financiare cheie si plus valoarea anumitor rapoarte manageriale. Trebuie sa mentionez ca la fel de important este ca cei din Departamentul Financiar, din discutiile cu Manageriii Operationali, sa inteleaga modelul de business si sa vada procesele din spatele cifrelor din rapoartele financiare.

Pentru a planifica si controla eficient costurile este important ca managerii sa cunoasca  comportamentul costurilor in raport cu volumul de activitate, cum si cand se recunosc cheltuielile in contul de profit si pierdere, precum si cum se aloca totalul costurilor intre centre de responsabilitate.

De ce este important sa masuram costurile?

Costurile si monitorizarea corecta a acestora per unitate de produs sau linie de business permit oricarei organizatii sa cuantifice daca este profitabila si sa ia masuri de crestere a profitului.

Pentru un control adecvat al costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri si cand vor fi relevante in planificarea si controlul performantelor financiare.

In acest articol prezint 3 tipuri de costuri pe care orice manager trebuie sa le cunoasca.

1. Clasificarea costurilor prin prisma utilizarii lor (costurile aferente produselor si costuri aferente perioadei)

Costurile de productie (sau costurile aferente produselor) reprezinta costurile care sunt in stransa legatura cu procesul de productie si se impart in trei categorii:

• costuri directe cu materialele (ex. costul cu materia prima necesara in procesul de productie)
• costurile directe cu forta de munca (ex. costul salariilor muncitorilor dintr-o sectie de productie)
• costuri indirecte de productie (ex. salariile supervizorilor de productie, cheltuielile general administrative indirecte legate de procesul de productie: curent, apa, chirie, etc).

Toate celelalte costuri, care nu sunt legate direct de productie dar sunt necesare desfasurarii activitatii unei firmei se numesc costuri aferente perioadei (sau costuri non productie).

Ele se impart in 2 categorii principale:

• costuri de vanzare (costuri angajate cu scopul de a comercializa produse precum si costuri aferente livrarii produselor catre clienti.
• costuri general administrative

De ce este important ca managerii sa inteleaga diferenta dinte cele 2 tipuri de costuri?

Conform regulilor de contabilitate financiara costurile de productie si costurile perioadei se recunosc diferit ca si cheltuieli in contul de profit si pierdere si astfel impacteaza diferit profitul, lucru care este important pentru intelegerea si analiza profitului.

Astfel intr-o firma de productie sau distributie costurile aferente achizitiei marfurilor sau costurile de productie a produselor finite nu vor fi recunoscute ca si cheltuieli in contul de profit si pierdere in momentul angajarii lor ci in luna in care marfurile sau produsele finite vor fi vandute.

Din momentul angajarii acestor costuri si pana in momentul vanzarii produselor aceste costuri se vor capitaliza ca si active in bilant in cadrul categoriei stocuri (marfuri sau produse finite).

Relevanta: Atunci cand managerii  au anumite asteptari pentru profitul lunar  in functie de activitatea desfasurata si analizeaza profitul realizat trebuie sa inteleaga ca toate costurile non productie in luna respectiva vor aparea in contul de profit si pierdere dar costurile de productie vor apare numai daca s-au vandut produse finite/ marfuri in acea luna.

Exemple:

• Daca luam cazul extrem ca intr-o luna nu s-a vandut nici un produs finit atunci costul de productie din contul de profit si pierdere este zero.
• Daca dintr-un stoc de produse finite de 1.000 de unitati cu un cost de productie de 50.000 RON s-au vandut 400 de unitati atunci in contul de profit si pierdere vom avea un cost de productie de 40% din 50.000 respectiv 20.000 RON.

De retinut: In contrast cu costurile de productie, costurile non productie sunt recunoscute in contul de profit si pierdere in luna in care sunt angajate.

! Atentie perioada in care sunt angajate costurile non productie nu coincide intotdeauna cu perioda in care aceste costuri sunt platite (relevant pentru managementul Cash Flow-ului).

Daca vrei sa inveti sa planifici si sa maximizezi profitabilitatea firmei si in acelasi timp sa controlezi realizarea acestui obiectiv ti-am pregatit Trainingul online cu exemple practice Planificare si Control Bugetar (click aici)

2. Clasificarea costurilor prin prisma comportamentului lor in raport cu volumul de activitate (relevant in planificarea costurilor)

Pentru a planifica cat mai corect costurile este important sa intelegem comportamentul lor in paralel cu volumul de activitate. Astfel vom vorbi depre clasificarea costurilor in: costuri variabile, fixe si costuri mixte.

Costurile mixe

In practica putem intalni si costuri mixte care includ atat comportamentul costurilor variabile cat si cel al costurilor fixe. 

Relevanta: Managerii dupa ce vor estima volumul de productie pot bugeta costurile totale pe tipuri de costuri: variabile si fixe. 

3. Clasificarea costurilor prin prisma alocarii lor per produse/unitati de business) 

In scopuri de monitorizare si analiza a profitabilitatii per tipuri de produse/ centre de responsabilitate costurile se clasifica in costuri directe si costuri indirecte.

Costurile directe: prin natura lor se poate urmari consumul per produs sau centru de cost/profit si astfel se pot aloca usor la nivel de produs, unitati de business.

Ex: costul cu materia prima necesara in procesul de productie, costul salariilor muncitorilor dintr-o sectie de productie.

Costuri indirecte: prin natura lor este dificil sa se urmareasca consumul per produs sau centru si astfel nu pot fi direct atribuite la nivel de produs, unitati de business. De aceea aceste costuri se aloca per produs sau centru in functie de o cheie de alocare.

Cheia de alocare utilizata trebuie sa fie echitabila si transparenta pentru manageri.

Ex:  salariile supervizorilor managerilor de productie, cheltuielile general administrative legate de procesul de productie care nu pot fi identificate si repartizate direct pe un singur produs (curent, apa, chirie, etc). 

Relevanta: Atunci cand managerii au anumite asteptari pentru profitul lunar al centrului de cost/profit pentru care sunt responsabili trebuie sa ia in calcul atat costurile directe pentru care au o predictibilitate mai mare si in general au control cat si costurile indirecte asupra carora in general nu au acelasi control.

Atunci cand managerii vor intelege comportamentul si recunoasterea costurilor pot planifica si controla mai bine costurile si astfel pot imbunatati profitabilitatea firmei.

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).