In orice organizatie monitorizarea si raportarea costurilor este o activitate cheie in succesul afacerii. In marea majoritate a cazurilor monitorizarea costurilor se realizeaza prin intermediul unui sistem informatic care permite urmarirea costurilor, in detaliu, si raportarea acestora in mod eficient si rapid.

In vederea realizarii acestei activitati este nevoie de un sistem de codificare a costurilor prin care fiecarui cost i se aloca un cod prin intermediul caruia costul poate fi accesat rapid din sistemul informatic. De asemenea cu ajutorul codificarii costurilor se pot realiza usor diverse rapoarte analitice in functie de cerintele de planificare, control sau luarea deciziilor ale managementului.

! Insa trebuie sa retinem ca putem face acest lucru numai in masura in care sistemul de codificare a fost adecvat intocmit in corelatie cu cerintele organizatiei.

Spre exemplu daca organizatia este formata din mai multe unitati de business cu responsabilitati manageriale distincte este necesar ca urmarirea costurilor sa se faca distinct pe fiecare unitate. Daca insa costurile sunt inregistrate in contabilitate doar in baza codificarii din planul contabil (vezi impartirea costurilor pe tipuri: costul cu salariati, costuri cu apa, energie , taxe) atunci managementul nu va putea urmari informatia legata de costuri separat pe fiecare unitate de business. Aici vorbim de diferenta intre rapoartele de contabilitate financiara (exemplu: balanta) si rapoarte generate de contabilitate manageriala.

De acea in practica uneori intalnim cazul in care departamentului financiar-contabil i se cere sa raspunda la diverse intrebari sau sa pregateasca diverse rapoarte de genul “ care a fost valoarea costurilor din cadrul unui departament, cum au evoluat costurilor de productie la sfarsitul anului curent vesus anul precedent, etc” fara ca sistemul informatizat al costurilor sa fie dezvoltat corespunzator. In acest caz angajatii din cadrul departamentului financiar contabil vor trebui sa revina la analizarea manuala a documentelor justificative ce stau la baza inregistrii costurilor, respectiv facturile, activitate care va necesita foarte mult timp si exista un risc major ca informatia finala sa nu fie corecta din cauza unor prelucrari manuale excesive, sau in alte cazuri se vor putea face doar niste estimari.

Ce trebuie sa avem in vedere cand realizam sistemul de codificare

Codul alocat unui cost trebuie sa fie unic pentru tipul costului, sa fie cat mai scurt posibil si preferabil sa aiba o logica usor de inteles de catre utilizatori. Codul poate fi numeric sau alfanumeric (cifre si litere) si il putem asimila cu o eticheta data unui produs, rolul lui fiind acela de a usura clasificarea si analiza costurilor.

Intocmirea sistemului de codificare trebuie sa se realizeze la sediul central in cazul unei organizatii mari cu mai multe filiale pentru a se asigura un sistem unitar in intreaga organizatie. Sistemul poate fi structurat/dezvoltat in baza structurii organizatorice a firmei astfel codul va incepe cu unitatea de busines principala in cadrul careia apare costul si se va detalia cu departamentul, centrul de cost etc.

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).

Pentru o mai buna intelegere vom prezenta exemplul 3 al unei firme de confectii articole sportive.

Exemplul 3

Firma de confectii sport Adidan produce si comercializeaza confectii sportive.

Firma este organizata in 3 unitati de business: confectii barbati, confectii femei si confectii copii.

Exista 5 departamente distincte: productie, aprovizionare, vanzari si marketing, financiar-contabil si administrativ. Fiecare departament poate avea la randul lui diversi centri de cost.

Pentru codificarea costurilor s-a ales un sistem alfanumeric format din 5 digits de genul PDF47 unde:

• Pozitia 1: o litera ce reprezinta departamentul, in cazul nostru P reprezinta departamentul Productie.
• Pozitia 2: o litera ce reprezinta centrul de cost, in cazul nostru D reprezinta masina de cusut nr. 2
• Pozitia 3: o litera ce reprezinta unitatea de business aferenta (articole femei-F, barbati-B, copii-C) in cazul nostru F reprezinta un articole confectii femei
• Pozitia 4 si 5 formata din cifre reprezinta o clasificare a tipului de cost:
  • 1-10: costuri mijloace fixe
  • 11-39: costuri materii prime si materiale productie
  • 40-59: costuri cu forta de munca
  • 60-85: costuri indirecte de productie
  • 86-99: costuri general-administrative si marketing

In cazul nostru cifra 47 indica un cost cu salarii sectia confectii.

Fiecare firma, in functie de structura sa organizatorica si specificul activitatii trebuie sa-si dezvolte un sistem propriu de codificare al costurilor cu ajutorul caruia sa se poata accesa rapid informatii detaliate despre cost necesare in planificare, analiza si control.