Orice afacere este expusa la multe riscuri dintre care putem mentiona:

• Resurse insuficiente (de cash, resurse materiale, resurse umane) pe parcursul desfasurarii activitatii
• Alegerea de a investi in unele proiecte care se dovedesc a fi neprofitabile sau nu pot fi finalizate
• Firma nu are suficienta capacitate pentru a produce in linie cu cererea clientilor si pierde aceasta oportunitate sau dimpotriva firma are un exces de capacitate de productie
• Rezultate financiare obtinute sub asteptari (venituri insuficiente sau cheltuieli mult prea mari)

Aceste riscuri pot fi reduse prin implementarea unui proces adecvat de bugetare.

Din multe puncte de vedere procesul de bugetare poate fi comparat, ca si utilitate, cu un GPS utilizat intr-o calatorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut in multe privinte.

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca si GPS-ul care ne ajuta sa ne planificam ruta cea mai buna pentru a ajunge la o anume destinatie bugetul ne ajuta:

• Sa planificam activitatea viitoare a afacerii in linie cu strategia generala si obiectivele propuse prin prisma resurselor necesare (materiale, umane) si care sunt banii de care avem nevoie. In cazul in care nu exista suficient cash trebuiesc analizate modalitati de finantare.
• Sa planificam viitorul firmei din perspectiva financiara (suma veniturilor, cheltuielilor, profitul, incasarile, platile, activele si pasivele): altfel spus nu mergem ”caine surd la vanatoare” ci vanator bine pregatit cu o strategie si instrumente necesare planificate in avans. Avantaje: creste probabilitatea de succes a afacerii si scade riscul de esec al proiectelor sau a afacerii ca tot unitar, controlul costurilor, si a veniturilor cu impact in cresterea profitabilitatii, reducerea riscului de lipsa de cash, care pe termen mediu-lung, genereaza insolventa si chiar faliment
• Sa anticipam potentiale probleme ce pot aparea si poate fi folosit ca un instrument de gasire a unor solutii la aceste probleme
• Sa monitorizam continuu evolutia reala a firmei versus ce am planificat rezultand semnale in baza carora vom putea lua masurile necesare pentru deviatii atat negative cat si pozitive (similar cu GPS-ul care ne atentioneza ca am luat-o pe un drum gresit imediat deci putem rapid sa corectam ruta si sa revenim pe drumul cel bun, de asemenea ne semnaleaza rute alternative mai scurte care reprezinta oportunitati pe care le putem folosi daca avem aceasta informatie. Ca si GPS-ul care ne poate atentiona ca am depasit viteza la fel si bugetul ne atentioneaza diverse riscuri: depasirea limitei de cheltuieli, venituri sub asteptari, cash insuficient si se pot lua masuri corective
• Ca si GPS care are harti neactualizate asa si un buget mai putin bine fundamentat scade in eficienta. Daca la GPS trebuie sa ne asiguram ca am achizitionat softul actualizat la buget trebuie sa ne asiguram de minimum 3 premize:
  • strategia si obectivele companiei sunt clar stabilite si comunicate ierarhic in toata firma de la top managementul catre middle management
  • informatia cu privire la viitorul prognozat al afacerii trebuie sa vina corect de la toate departamentele implicate (vanzari, achizitii, financiar, marketing, etc)
  • sa existe specialisti in pregatirea bugetelor in cadrul departamentului financiar (cel mai adesea vorbim despre controllerii financiari, manageri financiari).

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).

Pe langa aceasta bugetul:

• reprezinta un instrument util in masurarea performantei in cadrul firmei si in incurajarea cresterii acesteia.
• reprezinta un instrument de coordonare a diverselor activitati in cadrul firmei.

Spre exemplu: bugetul va arata efectul pe care il va avea volumul de vanzari prognozat asupra achizitiilor, productiei, activitatilor administrative si numarul de angajati necesari si va putea semnala probleme de coordonare intre diverse activitati. Daca controller-ul va compara planul de vanzari cu capacitatea de productie poate constata caci cresterea de vanzari prognozata nu poate fi sustinuta de catre capacitatea actuala de productie. In acest caz cel mai eficient este folosirea simularii diverselor scenarii in baza carora managerii pot alege varianta cea mai potrivita dintr-o multitudine de alternative.

Bugetul este un proces complex care implica numeroase imputuri de la diferite departamente din cadrul organizatiei si negocieri multiple intre multe persoane din cadrul organizatiei. Pentru un proces eficient de bugetare este necesara implementarea unei proceduri de bugetare care sa defineasca elementele cheie: responsabilitatile fiecarui departament implicat, principalele activitati necesare bugetarii, inputuri, outputuri, formatul de bugetare, etc.