Mai intai  probabil ar fi util sa explicam ce reprezinta procedurile intalnite si sub titulatura de proceduri interne, proceduri de lucru, proceduri de proces, instructiuni de lucru.

Pe scurt ele descriu cum ar trebui sa decurga un proces in practica, similar cu un  manual de utilizare pentru un aparat electronic. In cazul unui aparat ni se recomanda sa urmam exact pasii si sfaturile inscrise in manual pentru o functionare cat mai buna, la fel si procedurile descriu cum ar trebui sa decurga activitatile intr-un proces.

Procedurile trebuie sa fie intocmite intr-un mod structurat, cat mai inteligibil si usor de urmarit, sa tina cont de legislatia aplicabila procesului, alte proceduri interne aplicabile si riscurile ce pot impacta respectivul proces.

Prin proces intelegem un set de activitati structurate cu scopul de a produce un anumit output. Ex. Achizitii, Vanzari, Productie, Financiar. Fiecare proces poate fi divizat in mai multe sub-procese care pot avea la randul lor proceduri distincte.  Exemplu in cadrul departamentului financiar putem avea mai multe proceduri: procedura de inregistrare facturi, procedura de plati facturi, procedura de verificare si inregistrare deconturi.

De ce sunt utile procedurile?

• Angajatii inteleg mai bine procesul si pasii ce trebuiesc urmati astfel scade probabilitatea de a face greseli dintr-o intelegere inadecvata
• Procesul poate fi verificat mai usor cu rezultate mai bune atat de catre management cat si de catre auditori
• Angajatii noi asimileaza mai repede informatia necesara si au nevoie de o perioada de training mai mica
• Firmele care doresc sa se certifice ISO trebuie sa implementeze proceduri interne
• Procesele care au la baza proceduri sunt in general mai bine structurate, exista proceduri standard de la care se poate porni care se adapteaza la particularitatile firmei, iar aceste proceduri tintest catre cele mai bune practici existente pe piata
• Sunt recomandate mai ales intr-un departament, firma nou infiintata, unde procesele nu sunt setate, oamenii sunt noi si vrem sa setam procesele cat mai eficient si eficace. De asemenea sunt foarte intalnite in firmele foarte mari si in firme ce furnizeaza servicii de tip  “Shared Services”
• Prin procedurarea unui proces acesta poate fi optimizat mai usor deoarece se pot identifica pasii redundanti, interdependentele, activitatile care nu aduc valoare, blocajele din proces
• Unii angajati, din comoditate sau din alte motive cauta  sa evite anumite cerinte clare atata timp cat ele nu sunt puse in scris

Pe langa avantajele pe care le-am enumerat trebuie sa luam in calcul ca atunci cand vrem sa implementam proceduri interne:

• Trebuie sa alocam timp si resurse pentre scrierea si actualizarea procedurilor
• Daca nu exista specialisti cu experienta in intocmirea procedurilor la inceput se poate apela la consultanti/specialisti in acest domeniu ca apoi actualizarea procedurilor sa fie facuta intern.
• In practica se observa faptul ca, cu toate ca exista proceduri scrise si traininguri facute angajatilor acest lucru nu este suficient. Managementul trebuie sa se asigura ca aceaste proceduri sunt respectata de catre angajati in practica.
• Aceasta asigurare se obtine prin sistemul de controale interne implementat de catre management (verificare continua)  sau alte verificari/evaluari independente (audituri interne, business controls checks, audituri ISO, audituri financiare-verificari la un moment dat)

Ti-a placut articolul? Aboneaza-te la newsletter-ul Finance-edu.ro (click aici), canal de educatie financiara pentru cresterea performantei si succesul afacerilor.