In acest articol va propun scenariul unei afaceri  infiintata in perioada de boom care s-a dezvoltat foarte repede de la o afacere mica la o afacere medie/mare,  care ruleaza sume considerabile,  are o cifra de afaceri  de ordinul catorva miloane in Euro, profituri de ordinul sutelor de mii in Euro dar se confrunta regulat cu lipsa de cash si imposibilitate de plata a datoriilor. Vorbim despre o lipsa a  Cash Flow Management (CF).

Dar ce insemna sa nu ai un management al CF?

O sa folosesc  o comparatie din viata reala, pentru o mai buna intelegere.

Putem compara aceasta situatie cu cea a unei familii care nu are nici un fel de buget stabilit, nu stie ce sume are disponibile (existent cash), ce sume de cash se asteapta sa primeasca in viitor si la ce data aproximativa  (incasari ) si nici ce plati trebuie sa efectueze in  mod regulat lunar (cheltueli fixe lunare) sau alte cheltuieli variabile, cheltueili generate de investitii  sau cheltuieli exceptionale . Ei cheltuiesc la intamplare fara o planificare prealabila si tocmai de aceea nu e de mirare ca in ultimele 2 saptamani ale luniii inevitabil conturile se golesc, iar familia asteapta cu nerabdare  ziua de salariu.

Pe de alta parte si, in termeni financiari, o firma are un management al CF atunci cand are o practica de planificare, control si analiza a cash-ului. Aceasta implica:

• Monitorizarea constanta a existentului de cash
• Planificarea pe termen scurt si mediu (lunar, anual, etc) a incasarilor si platilor asteptate in perioada viitoare (aici trebuie sa se cunoasca afacerea per ansamblu, activitatile generatoare de plati si incasari dar si scadenta acestora)
• Monitorizarea constanta a existentului de cash versus cash planificat (Real versus Planificat), explicarea variatiilor si luarea masurilor necesare respectiv: evitare riscurlor potentiale (ex. deficit de cash-luarea unor masuri de atragere de cash), folosirea oportunitatilor existente (ex. excedent de cash-plasarea acestuia in investitii sau depozite)
• Luarea deciziilor de business necesare in urma analizei CF, ajustarea  activitatii in stransa legatura cu analiza cashului, folosirea parghiilor existente de crestere sau scadere de cash
• Evaluarea unui prag minim de cash necesar in functie de activitatile firmei

O sa exemplific cateva din implicatiile si potentialele riscuri la care firma noastra se expune ca urmare a faptului ca nu are un management al CF:

• Firma nu planifica in avans investitiile majore (ex. achizitii mijloace fixe, proiecte de investitii) pentru a gasi cel mai bun moment/cost de a le efectua-riscul de a cheltui mai mult sau imposibilitate de plata
• Firma nu are o imagine de ansamblu a sumelor si datelor cand ar trebui sa se incaseze sau sa se plateasca-riscul de incasari si plati cu intarziere-poate genera lipsa de cash, penalitati, implicit costuri suplimentare
• Platile si incasarile nu sunt planificate ele fiind lasate la voia intamplarii, sau incasez cand isi aduce aminte clientul si platesc cand o sa am bani-riscul incasarilor cu intarziere si riscul de insolventa
• Sumele ce trebuie sa se incaseze (input cash) nu sunt controlate si monitorizate (vezi credit control). Incasarile sunt intarziate generand lipsa de cash (nu se monitorizeaza recuperarea creantelor)
• Firma se confrunta regulat cu lipsa de cash, platile se fac cu intarziere dupa insistente din partea furnizorilor. Platile neachitate la timp genereaza penalitati (taxe, credite si creante scadente)si reputatie proasta in mediul de afaceri
• De asemenea exista si momente de excedent de cash, dar deoarece firma nu are o planificare a platilor/incasarilor viitoare nu stie exact cat din acest excedent si pe ce perioada ar putea sa-l investeasca in diferite moduri  fara a trece sub limita /pragul de cash necesar asigurarii platilor.

Exemple de a investi excedentul:

• In afacere: investitii, alte achizitii, mai multa marfa
• In depozite pe termen scurt-mediu
• Acordarea de discounturi pentru incurajarea vanzarilor (politica de discount).

Toate acestea reprezinta oportunitati care se pierd din lipsa unui CF management adecvat.

• Deoarece platile nu au fost planificate la un moment potrivit se ajunge la un volum mare de plati ce nu pot fi sustinute de cashul existent-deficit de cash si atunci platile trebuiesc sustinute cu surse fin externe (overdraft, credite)-impact negative pe costuri.  Ideal ar fi sa se gestioneze cat mai bine existentul de cash, intrarile si iesirile pentru un rezultat cat mai bun
• O finantare excesiva din surse externe in detrimentul finantarii interne (cash generat de business) creste cheltuielile cu dobanzile, care pot ajunge sa nu poata fi sustinute de firma

Toate acestea sunt semne de alarma care ar trebui sa convinga fiecare firma de importanta si necesitatea existentei un management al CF.

Pe termen scurt implicatiile negative/riscurile pot genera pierderi de oportunitati sau costuri suplimentare, pe termen lung insa se poate ajunge  la insolventa ( incapacitate de plata), sau chiar faliment.

In perioada de boom creditarea facila a incurajat multe firme spre o crestere rapida si nesustenabila, acum insa creditarea este mult mai greu de obtinut iar riscul major in criza este reprezentat de intarzierile la plata care genereaza deficite de cash  deci cu atat mai mult trebuie sa fim pregatiti sa planificam si sa controlom cashul.

Atunci cand exista CF management implementat firma are semnale de alarma si poate lua decizii si folosi parghii de a corecta deviatiile nedorite si totodata poate actiona rapid pentru a folosi oportunitatile aparute, care altfel vor trece neobservate.

Daca vrei sa fii abonat la educatie financiara pentru succesul afacerii subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici).