Am intalnit firme mari care nu aveau implementat un sistem de planificare a atingerii obiectivelor, respectiv un sistem de bugetare. Nu credeti ca avem o problema aici?

Dar totusi ce reprezinta un sistem de bugetare si de ce ar fi important  sa-l am?

Ca sa-mi fac si mai complicata activitatea?

• In primul rand bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor.
• Te ajuta sa planifici obiectivele/rezultatele prin prisma resurselor necesare a cheltuielilor si veniturilor, a investitiilor necesare si care sunt banii de care ai nevoie. In cazul in care nu exista suficient cash trebuiesc analizate modalitati de finantare. Dar cum poti concluziona ce resurse ai nevoie (umane, financiare, investitii) daca nu se face o previziune prin prisma bugetului?
• Bugetul este totodata o modalitate de monitorizare/control a atingerii obiectivelor. Aceast control va semnaliza deviatii negative sau pozitive care vor fi vitale in luarea deciziilor

Sistemul de bugetare include urmatorii pasi:

1. Planificarea/Pregatirea bugetului firmei pe o perioada viitoare (termen scurt/mediu/lung)

Importanta

Deoarece… “Cum iti asterni asa dormi” sau de ce nu “Un inceput bun reprezinta jumatate din munca”

Bugetul poate fi divizat in 2 mari categorii: Bugetul de capitalizare/al investitiilor (CAPEX) si Bugetul operational (OPEX). Bugetele de investitii sunt, de obicei, in stransa legatura cu chetuielile necesare unor proiecte noi si solicita o finantare speciala. Bugetele operationale sunt in stransa legatura cu obiectivele operationale de scurta durata, spre exemplu obiectivele de productie/ vanzari/ /profitabilitate.

Bugetele operationale se pot diviza la randul lor in diverse bugete pe departamente sau procese/functiuni.

Diferite tipuri de bugete se pregatesc in functie de scopul lor spre exemplu: bugetul de vanzari, bugetul de marketing, bugetul de productie, bugetul cheltuielilor administrative. Toate aceste sub-bugete se integreaza mai apoi intr-un buget consolidat al firmei.

Aspecte importante:

• Sub-bugetele trebuie sa fie gandite in stransa legatura unele cu celelalte (ex: bugetul de productie este direct influentat de bugetul de vanzari)
• Sub-bugetele trebuiesc pregatite de departamentele care au informatia cheie sau colaborarea intre departamente sa fie foarte buna astfel incat informatia cheie sa ajunga la cel care pregateste bugetul (ex. daca bugetul de marketing este pregatit de departamentul financiar, ei nu vor avea toate informatiile necesare pentru a face un buget corect, departamentul de marketing/vanzari va fi mult mai in masura sa pregateasca acest buget)
• Trebuie sa existe o coordonare la nivel de organizatie a tuturor sub-bugetelor (in responsabilitatea departamentul financiar/controlling) si ele trebuiesc  pregatite in concordanta cu obiectivele generale ale firmei.
• Trebuie sa existe o procedura clara, la nivel de organizatie, cu privire la bugetare care sa includa: etape, persoane responsabile cu pregatirea si aprobarea, perioadele de bugetare si deadline-uri. Procesul de bugetare nu trebuie lasat pe ultima suta de metri si trebuie sa i se aloce timpul necesar.

2. Controlul/monitorizarea rezultatelor si actiunile de corectie

Nici un sistem de planificare nu poate fi de succes fara a avea un sistem adecvat si eficient de control. Bugetul este in stransa legatura cu controlul.

Un buget poate fi foarte bun si frumos dar daca il punem intr-un raft si il lasam acolo nu am facut nimic….

Este important sa comparam continuu la un anumit interval stabilit (lunar/ trimstrial, etc) deviatiile intre performanta actuala si performanta bugetata. Aceasta etapa este foarte importanta in intreg procesul, ea permite managementului sa identifice daca afacerea performeaza la nivelul asteptat, daca acest lucru nu se intampla se vor identifica cauzele (ex. vanzarile realizate nu ating nivelul planificat, anumite costuri depasesc nivelul prognozat sau dimpotriva se identifica oportunitati cum ar fi: anumite costuri ar putea fi evitate sau o linie de produse s-a vandut peste asteptari). Toate aceste informatii vor fi esentiale in luarea deciziilor.

Este etapa in care se iau actiuni de corectie pentru deviatii pozitive (profituri, oportunitati) sau deviatii negative (pierderi, riscuri) sau “ mai bine mai devreme decat mai tarziu”

3. Revizuirea bugetului prin prisma schimbarilor survenite

Bugetul este o planificare facuta la un moment dat in baza informatiilor existente la acel moment si a estimarii realizarii unor actiuni/evenimente in viitor. Dar cum stim foarte bine realitatea nu poate fi identica cu ce am planificat ca nu degeaba “ socoteala de acasa nu e tot una cu cea din targ” de aceea atunci cand avem deviatii majore de la perspectiva bugetata (pot fi atat negative cat si pozitive) este important ca sistemul de bugetare sa nu fie rigid si sa aiba suficienta flexibilitate sa asigure adaptarea la riscuri si oportunitati si sa incurajeze initiativa individuala.

Bugetul-instrument de incurajare a performantelor

Sistemele de bonusare adeseori includ remuneratii in stransa legatura cu atingerea unor tinte bugetate (ex: cifra vanzarilor, reducerea costurilor, sau o anumita profitabilitate). Desigur aici se pune problema cat de realist este bugetul (pentru a putea fi atins) si daca poti sa influentezi in mod direct atingerea acelui obiectiv,  atunci cand primesti bonus daca firma a atins un anumit profit si tu nu poti influenta in mod direct acest indicator, nu e probabil cel mai corect instrument de recompensare a performantei personale.

In concluzie, bugetul nu trebuie privit sau folosit doar ca un instrument de control ci mai ales ca un instrument comparabil GPS-ului care ne ajuta sa gasim drumul spre un obiectiv, sa ne semnalizeze cand am gresit drumul sau am depasit viteza admisa sau sa ne semnalizeze o ruta mult mai rapida.

Vrei sa primesti articole similare cu tehnici si strategii de Controlling si Management Financiar pentru cresterea performantei afacerii? Subscrie la newsletterul Finance-edu.ro (click aici)