Cu totii auzim si citim in presa despre firme, unele dintre ele nume mari, care esueaza. In plus sunt multe firme care, cu toate ca depun eforturi, au o profitabilitate slaba, au dificultati sa-si onoreze platile si nu reusesc sa-si optimizeze afacerea.

La o prima impresie ne-am gandi caci o firma nu performeaza bine pentru ca nu poate sa vanda suficient. Ceea ce poate fi adevarat dar cauza pentru care cele mai multe firme esueaza nu este cel mai adesea faptul ca ele nu reusesc sa vanda. Poate ca pare ciudat dar unele firme esueaza si pentru ca vand sau se extind prea mult fara sa  prevada riscurile. Firmele pot avea chiar profit si cu toate acestea sa intre in insolventa.

Ce blocheaza performanta firmelor?

Principalele cauze de ce firmele nu performeaza la potential maxim deriva din o planificare defectuoasa, lipsa unui control adecvat al performanteisi un Management Financiar defectuos.

Spre exemplu

• Firma are anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 2%) dar nu isi planifica acest obiectiv din perspectiva financiara (cat putem vinde si care sunt reusursele necesare). Astfel  firma risca sa aiba dificultati in atingerea obiectivelor propuse (Planificare).
• Daca firma planifica si realizeaza bugetul dar nu monitorizeaza constant rezultatele reale nu stie daca este pe drumul cel bun si nu are semnale rapide pentru a lua masuri de corectie (Control Rezultate).
• Managementul Financiarreprezinta managementul eficient al banilor intr-o firma astfel incat aceasta sa-si atinga obiectivele propuse. Include gasirea unor surse de finantare la un cost cat mai mic, utilizarea acestor fonduri cat mai eficient, pentru maximizarea profitabilitatii si prevenirea riscului de lipsa de Cash care poate genera insolventa (incapacitate de plata)

Ce strategii putem folosi pentru cresterea performantei firmei?

Pentru a evita aceste situatii exista o serie de tehnici de Management Financiar si Controlling care  ajuta managementul in planificarea si  controlul  activitatilor recurente dar si in momente defavorabile.

Companiile si managerii care implementeaza aceste instrumente au un avantaj competitiv si rezultate financiare mai bune.

Sa vedem care sunt principalele tehnici pentru maximizarea si controlul performantei financiare a firmei:

1. Planificare si Control Bugetar (Procesul de Bugetare)
2. Monitorizarea profitabilitatii interne
3. Controlul si optimizarea costurilor (Managementul costurilor)
4. Analiza financiara a firmei
5. Controlul si optimizarea Cash Flow-ului ( Managementul Cash Flow-ului)

Pentru a ajuta firmele si managerii din cadrul lor sa intampine aceste provocari si sa aplice primele 3 tehnici am creat Cursul de Planificare si Control Bugetar (Link)

1. Planificare si control bugetar (Procesul de bugetare)

Daca firma are un anumite obiective (ex. cresterea profitabilitatii cu 2%) si nu planifica realizarea acestora prin intermediul bugetului risca sa aiba dificultati in atingerea obiectivelor propuse.

” A goal without a plan is just a dream” sau „ Un obiectiv fara un plan este doar un vis”

Bugetul este ca o harta sau un GPS care ajuta compania sa-si planifice drumul spre atingerea obiectivelor si in al-II-lea rand sa monitorizeze constant daca este pe drumul cel bun.

Acelasi obiectiv (ex. cresterea profitabilitatii cu 2%) poate fi atins prin mai multe scenarii de business. Prin planificarea si simularea bugetului managerii pot analiza diverse scenarii si pot alege scenariul cel mai bun din perspetiva beneficii/ riscuri.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget permite controlul costurilor si a veniturilor si luarea unor decizii ca raspuns la oportunitati si riscuri ce apar.

2. Monitorizarea profitabilitatii interne pe centre de responsabilitate

Daca firma monitorizeaza doar performanta totala, profitul si pierderea firmei dupa cum este cazul, nu va avea suficiente informatii pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performante bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilitatii firma trebuie sa identifice care sunt segmentele de business/produsele care sunt profitabile si cele care trag profitul in jos.

Atunci cand firma isi planifica niste obiective generale (exemplu o profitabilitate de X’000 Euro) acestea sunt cascadate ca responsabilitate catre diverse segmente de business. Astfel bugetul general P&L (Contul de Profit si Pierdere) se va planifica la nivel de centre de responsabilitate. Managerii vor fi responsabili si evaluati pentru controlul costurilor, veniturilor si a profitului din ariile de responsabilitate.

Ulterior rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate pe centre de responsabiliate. Aceasta informatie este foarte importanta pentru actionari si management pentru ca acestia sa ia decizii corecte de imbunatatire a profitabilitatii. De asemenea aceasta monitorizare permite masurarea si recompensarea performantei in companie in functie de rezultate.

Preconditii pentru monitorizarea profitabiltatii interne:

• Firma trebuie sa fie organizata pe centre de responsabilitate
• Sistemul contabil sa urmareasca rezultatele la nivel de centru de responsabilitate
• Bugetul trebuie realizat pe centre de responsabiltate
• Sa exista dezvoltate rapoarte manageriale care monitorizeaza costuri/venituri/ profit pe arii de responsabilitate/unitati de business

3. Controlul si optimizarea costurilor (Managementul costurilor)

O prima faza importanta in controlul si optimizarea costurilor o reprezinta planificarea costurilor care se realizeaza prin procesul de bugetare.

Intelegerea principalele tipuri de costuri

Pentru o bugetare corecta a costurilor managerii trebuie sa cunoasca principalele tipuri de costuri :

• din perspectiva evolutiei lor in raport cu volumul de activitate (Costuri variabile versus costuri fixe) si
• din perspectiva posibilitatii urmarii consturilor angajate per produs/serviciu (Costurile indirecte versus costuri directe)

Pentru firmele de productie calculatie costurilor de productie cat mai corecta este importanta in deciziile legate de politica de preturi si determinarea produselor “vedeta” (cele mai profitabile)

Controlul costurilor se realizeaza prin controlul bugetar care presupune monitorizarea costurilor versus costuri bugetate si analiza deviatiilor. In baza analizei se decid actiuni de corectie pentru evolutii nefavorabile. Monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important in controlul bugetar.

Atunci cand ne gandim la maximizarea profitabilitatii solutia la care ne gandim mai repede este reducerea costurilor deoarece firma are un control mai mare asupra costurilor versus venituri.

Cu toate acestea reducerea costurilor trebuie atent analizata deoarece eliminarea anumitor costuri pe langa efectul pozitiv de crestere a profitabilitatii poate avea un impact negativ asupra altor arii de activitate  care in final impacteaza nefavorabil cifra de afaceri si profitul Reducerea costurilor poate reprezenta o solutie de optimizare a profitului dar trebuie folosita in paralel cu alte strategii de optimizare.

4. Analiza financiara a firmei

Cum ne putem da seama care este situatia financiara a firmei, daca firma performeaza bine sau nu si daca se afla in echilibru financiar sau este intr-o situatie de dificultate financiara?

Putem raspunde la aceste intrebari prin realizarea unei analize financiar- diagnostic a firmei prin cand sunt identificate punctele forte cat si posibile situatii de dezechilibru financiar care pot genera riscuri si necesita luarea unor masuri de corectie.

Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutina la doctor sau un set de analize de sange. Ea reprezinta un screening al performantei firmei si poate indica riscuri care pot fi analizate in detaliu prin utilizarea altor instrumente de Controlling.

Principalii indicatori folositi sunt:

Indicatori de lichiditate:arata capacitatea activelor curente din cadrul entitatii de a se transforma in cash ca apoi sa se poata plati datoriile curente.

Indicatori de activitate (de gestiune): furnizeaza informatii cu privire la: viteza de intrare sau de iesire a fluxurilor de cash ale entitatii si capacitatea entitatii de a controla capitalul circulant si activitatile comerciale de baza ale entitatii (cash, clienti, furnizori, stocuri).

Indicatori de solvabilitate (indatorare): indica proportia intre capitalul atras (creditare) si capitalul propriu. In cazul in care gradul de indatorare este prea mare firma nu va mai putea sa plateasca cheltuielile cu dobanzile

Indicatori de profitabilitate: indica profitabilitatea pe care compania o realizeaza la diverse nivele (marja bruta, profit operational, profit net) cat si in proportie cu fondurile investite in afacere.

Chiar daca in analiza financiara cel mai adesea se folosesc indicatorii financiari standard: lichiditate, solvabilitate, profitabilitate…. este de interes si analizarea in paralel a altor indicatori cheie care includ inclusiv indicatori non-financiari. Acesti indicatori sunt determinati in functie de specificul firmei (KPIs relevanti).

5.  Management Cash Flow-ului

V-ati confruntat cu situatii de lipsa de cash si incapacitate de plata a datoriilor?

Multe firme pun accent exclusiv pe monitorizarea profitabilitatii firmei insa profitul nu este egal cu cash-ul si asa se explica de ce unele firme desi s-au dezvoltat foarte repede si au profit se confrunta adesea cu lipsa de cash fiind in incapacitate de plata a datoriilor.

Pe termen scurt riscurile de lipsa de cash pot genera pierderi de oportunitati sau costuri suplimentare, pe termen lung insa se poate ajunge la insolventa ( incapacitate de plata), sau chiar faliment.

De aceea este important ca firma sa minimizeze acest risc prin implementarea unui Management al Cash Flow-lui.

Ce implica Cash Flow Management:

• Planificarea Cash-Flow-ul firmei pe termen scurt si mediu
• Determine sumei minima/optima de cash pe care firma trebuie sa o detina pentru a-si desfasura corespunzator activitatea
• Monitorizarea Cash Flow-ul real versus planificat. Atunci cand Cash-ul se apropie de o limita critica gasirea unor solutii de optimizare a cash-ului
• Monitorizarea eficienta a capitalului circulant care este predecesorul cash-ului: (gestiunea stocurilor, a creantelor  si a datoriilor).

Daca vrei sa inveti pas cu pas cu aplicatii practice cum sa aplici tehnici de maximizare a performantei prin planificare si control bugetar gasesti detaliile despre trainingul de Bugetare pe acest Link.